Weihnachtsgrüße unter der DSGVO oder „Bringt die Post wirklich allen etwas!?“
Dezember 17, 2018 - 10:26
Mag. Michael Hirth, Rechtsanwalt und Datenschutzexperte stand im Jahr 2018, dem Jahr der "DSGVO", den Kunden von dvo sowie Franz Nowotny, Geschäftsführer dvo, mit Rat und Tat zur Seite. Zum Abschluss des Jahres betrachtet er die alljährliche Weihnachtspost - egal ob sie als Brief mit oder ohne Präsent, als E-Mail oder als SMS hereinflattert - im Licht der DSGVO, der Datenschutzgrundverordnung, die im Mai 2018 in Kraft getreten ist.
In den letzten Tagen sind sicher auch bei Ihnen Weihnachtsgrüße, entweder per Post oder per E-Mail eingetroffen. Neben der Freude über die netten Worte – und vielleicht auch Präsente - stellt sich der Empfänger vielleicht auch die Frage „Ja, dürfens denn das?“. Und andersherum, darf ich noch Weihnachtsgrüße per Post oder E-Mail versenden?
Einleitend ist festzuhalten, dass die DSGVO keine Anwendung auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch natürliche Personen zur Ausübung ausschließlich persönlicher oder familiärer Tätigkeiten findet und daher Weihnachtskarten von Privatpersonen auch heuer versendet werden dürfen und zwar sowohl per Post als auch per E-Mail.
Für Unternehmer gilt diese Ausnahme nicht. Es ist zu prüfen, ob der Versand von Weihnachtsgrüßen an Kunden oder Lieferanten erlaubt ist. Im ersten Schritt ist der Zweck zu definieren. Denkbar ist die Kunden- /Lieferantenbindung, die Ansprache des Kunden aus besonderem Anlass, die Öffentlichkeitsarbeit oder ganz konkret die Zusendung von Weihnachtsgrußkarten. Nach dem Grundsatz der Datenminimierung dürfen abhängig vom gewählten Kommunikationskanal nur jene Daten verwendet werden, die für die gewählte Versandart notwendig sind.
Neben einem tauglichen Zweck ist auch immer eine rechtliche Grundlage für die Verarbeitung erforderlich. Bei Unternehmen der Privatwirtschaft kann das eine wirksame Einwilligung oder, wenn diese nicht vorliegt, das konkrete berechtigte Interesse des Unternehmers sein. Als berechtigtes Interesse kommt die Kunden- bzw. Lieferantenbindung bzw das Marketing für eigene Zwecke in Frage. Der Unternehmer hat in aller Regel ein berechtigtes Interesse daran, sich bei seinen Kunden durch den Versand von Grußkarten in Erinnerung zu rufen, um ein positive Gefühl zu erwecken und die Kundenbindung zu stärken. Wurde auch diese Hürde genommen und ein berechtigtes Interesse bejaht und wiegt auch das Interesse des Empfängers nicht zumindest gleich, bleibt „nur“ noch die korrekte Datenschutzinformation beizufügen und den Empfänger über sein Widerspruchsrecht aufzuklären und einen etwaigen Widerspruch auch zu respektieren. Sollten Sie mit dem Gedanken spielen, Grußkarten nur an bestimmte und vorher automatisch nach bestimmten Kriterien selektierte Empfänger zu senden und daraus vielleicht auch noch zusätzliche Informationen zu erhalten, wird das oben bemühte berechtigte Interesse eher nicht mehr als tauglich Rechtsgrundlage dienen können und wäre mE eine Einwilligungserklärung notwendig.
Auch wenn gerade zu Weihnachten gerne auf die postalische Grußkarte zurückgegriffen wird, ist der Versand von Weihnachtsgrüßen per E-Mail Alltag. Aber Achtung: hier gelten andere Regeln. Beim Versand von Grußkarten per E-Mail oder über andere elektronische Kanäle hat des Telekommunikationsgesetz (TKG) Vorrang vor der DSGVO. Nach § 107 Abs 2 und 3 TKG ist die Zusendung elektronischer Post – einschließlich SMS – ohne vorherige Einwilligung des Empfängers unzulässig, wenn die Zusendung zu Zwecken der Direktwerbung erfolgt. Relevant und zu klären ist daher, ob die Zusendung von Weihnachtskarten eine Direktwerbung darstellt oder nicht und ob § 107 Abs 3 TKG eine taugliche Ausnahme vom Eiwilligungserfordernis ist. Mit anderen Worten: Die Ausnahme greift nur, wenn die an Bestandskunden per E-Mail versendeten Weihnachtsgrüße gleichzeitig eine Werbemaßnahme für eigene gleiche oder ähnliche Produkte und Dienstleistungen umfasst, der Empfänger klar und deutlich die Möglichkeit erhalten hat, eine solche Nutzung der elektronischen Kontaktinformation bei deren Erhebung und zusätzlich bei jeder Übertragung kostenfrei und problemlos abzulehnen und der Empfänger die Zusendung nicht von vornherein abgelehnt hat.
Schlussfolgerung: Der Versand von Weihnachtskarten per Post kann grundsätzlich auf ein berechtigtes Interesse gestützt werden. Auch eine Einwilligung der Empfänger kann eine wirksame Grundlage darstellen. Für die Zusendung von Weihnachtskarten per Email ist nicht die DSGVO, sondern das TKG maßgeblich. Sofern die Zusendung von Weihnachtskarten nicht auch eine Maßnahme der Direktwerbung an Bestandskunden darstellt, ist eine Einwilligung erforderlich.
PS.: Die Ausnahme für einzelne E-Mails („50er Grenze“) gibt es seit 1. Dezember nicht mehr und die Verarbeitungstätigkeit ist in das Verarbeitungsverzeichnis aufzunehmen.
In diesem Sinne, frohe und besinnliche Festtage sowie ein glückliches und erfolgreiches 2019!
Mag. Michael Hirth, Rechtsanwalt und Datenschutzexperte
Stichwörter: Digitalisierung, DSGVO, Mag. Michael Hirth, steuerberater
