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Renate Benedict: Sie sind vor vier Jahren mit ihrer gesamten Kanzlei ins Rechenzentrum übersiedelt und arbeiten seither mit allen Programmen ausschließlich online. Warum haben Sie sich für den Umstieg entschieden?
Sonja Weissenbäck-Kabicher: Die Lebensdauer unseres EDV-Systems neigte sich dem Ende zu. Wir standen also vor der langfristigen Entscheidung, in ein neues, komplexes und kostenintensives Serversystem zu investieren oder eine Cloud-Lösung zu überdenken. Wir arbeiten praktisch ständig am PC und benötigen daher ein stabiles und zuverlässiges Netzwerk. Fällt der Server aus, steht die ganze Kanzlei. Aus diesem Grund wollten wir nicht mehr von einem externen Techniker für die Wartung unserer Hard- und Software abhängig sein. Nach ausführlichen Informationsgesprächen mit dvo hat sich für uns herauskristallisiert, dass net:center Enterprise die optimalste Lösung für uns ist, und wir gaben unsere gesamte IT-Infrastruktur in die Hände der dvo.
Wie lief diese Übersiedlung ab?
Der Weg in die Cloud war für uns einfacher, als wir dachten. IT-Spezialisten der dvo begutachteten unser damaliges System und erarbeiteten ein Konzept für die Übersiedlung unserer Daten. Sie haben unsere Anforderungen an das neue, virtuelle Server-System genau evaluiert und maßgeschneidert umgesetzt. Nach einer kurzen Testphase wurde unser Datenbestand über das Wochenende in die Cloud transferiert. Dass wir bereits seit vielen Jahren das breite Spektrum der dvo-Module nutzen, war natürlich ein enormer Vorteil in dieser Umstellungsphase. Wir haben also am Freitag aufgehört, auf dem alten System zu arbeiten, und am Montag haben wir einfach weitergearbeitet – nur eben online. Ob uns nach der Übersiedelung in die Cloud etwas beim Arbeiten aufgefallen ist? Ja bestimmt – es ging alles viel schneller!
Sie brachten ja kurz darauf noch eine Übersiedlung über die Bühne …
Ja, diesmal aber eine ganz reale. Ein Jahr nach unserem Umstieg auf die net:center Cloud wechselten wir unseren Standort. Dass wir damals schon alle Daten und Programme online nutzten, hat den Standortwechsel deutlich vereinfacht. Wir haben das Internet am alten Standort abgestellt und am neuen eingerichtet. Danach mussten wir nur noch unsere PCs und Bildschirme einpacken und konnten im neuen Büro gleich weiterarbeiten.
Was hat sich für Sie durch net:center geändert?
Erstens konnten wir die beträchtliche Investition in eine neue Server-Lösung vermeiden. Stattdessen zahlen wir an dvo einen monatlichen Beitrag pro Arbeitsplatz, wodurch sich unsere Kosten gut kalkulieren lassen. Und zweitens läuft seitdem alles viel einfacher als vorher. Früher mussten wir uns selbst mit EDV-Problemen herumschlagen und waren auf Techniker-Leistungen angewiesen. Nun wickeln Spezialisten der dvo die gesamte Hard- und Software-Wartung im Rechenzentrum für uns ab. Updates zum Beispiel werden über Nacht durchgeführt. Wir haben damit nichts mehr zu tun und erhalten nur die Nachricht, in welchen Programmen es nun welche Neuerungen gibt. Wir können uns ausschließlich auf unsere Kernkompetenzen Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung konzentrieren. Durch net:center sind wir auch sehr flexibel in Sachen Arbeitsplätze. Erhöht sich die Zahl unserer Mitarbeiter, bestellen wir einfach einen zusätzlichen Arbeitsplatz.
Arbeiten Sie eigentlich auch von zu Hause aus?
Selbstverständlich! Sowohl ich als auch eine Mitarbeiterin können jetzt problemlos von zu Hause aus tätig sein. Schließlich können wir von überall online auf Software und Daten zugreifen. Es ist genau so, als ob wir in der Kanzlei wären. Dies fördert die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ungemein und ist aus unserem Kanzleialltag nicht mehr wegzudenken.
Wie hat sich die Zusammenarbeit mit den Klienten verändert?
Ich bin ein begeisterter Fan von net:center für Klienten, daher bieten wir unseren Klienten gerne an, selbst online zu buchen, also über net:center in ihre eigene Buchhaltung einzusteigen – wo und wann immer sie möchten. In der Kanzlei arbeiten wir dann online am selben Datenbestand und können jederzeit eingreifen. Wir begleiten unsere Klienten natürlich beim Umstieg und schulen sie in die Online-Arbeit ein. Zudem geben wir auch Feedback, ob in Folge die Nutzung weiterer dvo-Module sinnvoll wäre, und optimieren dadurch die unternehmensinternen Abläufe.
Wird diese Möglichkeit von den Klienten gerne genutzt?
Ja, diese Möglichkeit wird gerne angenommen und sehr geschätzt – sowohl im Bereich der Buchhaltung als auch in der Personalverrechnung. Das lästige und auch unsichere Senden der Datenbestände zwischen Klient und Steuerberater gehört damit zum Glück der Vergangenheit an. Unsere Klienten sind über die Cloud ständig mit uns verbunden und können von uns optimal begleitet werden. Somit können wir bestens auf die Bedürfnisse unserer Kunden eingehen. Wir überprüfen die eingegebenen Datenbestände, übermitteln die Daten an die Abgabenbehörden, erstellen Auswertungen und Zwischenberichte und analysieren diese mit dem Klienten gemeinsam. Das stärkt in der Folge auch die Klientenbindung.
Ein großer Vorteil ist auch, dass wir im Notfall sogar die gesamte Buchhaltung vorübergehend übernehmen können, sollte der zuständige Bearbeiter im Unternehmen ungeplant ausfallen.
Haben Sie nicht das Gefühl, dass die Selbstbucher Ihnen Arbeit wegnehmen, die Sie zuvor verrechnen konnten?
Ganz im Gegenteil. Der Mehrwert ist auf beiden Seiten vorhanden. Das Eingeben von Daten ist verlorene Zeit für uns, die wir nun intensiver in unsere Kernkompetenzen investieren können. Idealerweise prüfen wir nur noch die vom Klienten eingegebenen Daten und besprechen diese dann mit ihm. Und auch für die Klienten selbst macht es einfach Sinn, weil sie dann immer genau wissen, wie sie finanziell stehen, und einen detaillierten Einblick in ihre Buchhaltung haben.
Gibt es auch Vorbehalte gegenüber der Arbeit in der Cloud?
Anfangs gab es manchmal Bedenken wegen der Datensicherheit, wenn die Unternehmensdaten in der Cloud liegen. Doch genau dasselbe geschieht auch im Online Banking oder bei FinanzOnline, ohne dass jemand an der Datensicherheit zweifelt. Aber natürlich ist das net:center nicht für jeden Klienten geeignet und wir haben weiterhin Klienten, die nicht selbst buchen, zum Beispiel aufgrund fehlender Rechnungswesen-Kenntnisse. Besonders in diesen Fällen versuchen wir mit Schnittstellen, wie zum Beispiel dem Bankdatenimport, den Workflow zu optimieren. Generell wollen wir so wenige Daten wie möglich eingeben, sondern diese sinnvoll für den Kunden aufbereiten.
Welches Gefühl haben Sie selbst beim Thema Datensicherheit?
Ein gutes, denn ich weiß, dass bei dvo unsere Daten in Sicherheit sind. dvo sichert unsere Daten laufend und redundant nach den neuesten Standards in österreichischen Rechenzentren. Das ist wichtig, denn nur so lange die Daten innerhalb der EU gesichert werden, handeln wir gemäß der Datenschutzgrundverordnung. Wären die Server zum Beispiel in den USA, hätten wir ein Problem. Seitdem wir unser IT-System ins dvo Rechenzentrum ausgelagert haben, ist dvo für die Datensicherheit verantwortlich und wir sind froh, diese sensible Thematik in kompetenten Händen zu wissen.
