Die digitale Signatur:
dvoSign x sproof

Eine digitale Signatur ist ein Verfahren, mit dem digitale Dokumente oder Nachrichten sicher elektronisch unterzeichnet werden können. Sie funktioniert wie ein digitales Siegel: Es bestätigt, dass das Dokument vom angegebenen Absender stammt (Authentizität) und nicht verändert wurde (Integrität).

Die Signaturarten unterscheiden sich vor allem im Grad der Identitätsprüfung, dem technischen Schutz vor Manipulation und der rechtlichen Wirkung. Je höher das Niveau, desto stärker die Beweiskraft und die rechtliche Absicherung:
 
Bei einer einfachen elektronischen Signatur (EES) wird das Dokument mit der angebrachten Unterschrift kombiniert zu einem eindeutigen Fingerabdruck (Hashwert). Die einfache Signatur wird von dvoSign x sproof nicht unterstützt.
 
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) bietet zusätzlich zur EES die Möglichkeit einer eindeutigen Identifikation der Unterzeichner. Die Identifikation kann z.B. über die E-Mail-Adresse, Telefonnummer, etc. erfolgen.
 
Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist laut eIDAS-Verordnung rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Allerdings muss die Unterschrift mittels einer qualifizieren Signaturerstellungseinheit sowie einer 2-Faktor-Authentifizierung durchgeführt werden und auch den Namen des Unterzeichners anführen. Für die QES ist eine einmalige Identitätsprüfung mit amtlichem Ausweis erforderlich.
 
In sproof können Unterzeichner zwischen verschiedenen Methoden und Anbietern für die QES auswählen. So kann u.a. die Handysignatur genutzt werden, die in Österreich bereits für die digitalen Behördenzugänge (z.B. FinanzOnline, Antrag für Reisepass) verbreitet ist. Signaturempfänger brauchen hier keine weiteren Schritte unternehmen, um die Handysignatur zu verwenden.

Fortgeschrittene elektronische Signaturen bieten gegenüber der qualifizierten Signatur den Vorteil, dass sie ohne eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für jede Signaturanforderung auskommen.
 
Signaturprozesse mit der FES sind damit ideal wenn ich die digitale Signatur in Workflow-Prozesse integrieren möchte und nicht immer persönlich jede einzelne Anforderung freigeben will. Wenn beispielsweise darum geht eine Vielzahl von Aussendungen aus dem WT.Organizer digital zu signieren, kann ich dies sehr einfach mit der FES in dvoSign x sproof abbilden. Sobald ich mich einmal in sproof legitimiert habe, z.B. durch Mail-Bestätigung, können die Signaturen automatisiert aus dem WT.Organizer aus sproof angefordert werden. Ein weiteres Zutun von Anwendern ist nicht notwendig.
 
Ein weiterer Vorteil der FES ergibt sich dadurch, dass ich Signaturprozesse durch Mitarbeiter in meiner Kanzlei initiieren lassen kann, sofern diese das Recht dazu haben. Ich könnte einzelnen Mitarbeitern das Recht geben, Dokumente automatisiert mit meiner Unterschrift signieren zu lassen. Dadurch muss ich selbst im Signaturprozess nicht involviert sein und kann Arbeitsabläufe delegieren.
 
Hinweis: Auch ohne WT.Organizer lassen sich in sproof mehrere Dokumente auf einem virtuellen Stapel zusammenfassen und gesammelt signieren.

Kurz gesagt ist eine QES immer dann erforderlich, wenn eine handschriftliche Unterschrift benötigt wird. In Österreich ist eine handschriftliche Unterschrift immer dann notwendig, wenn per Gesetz „Schriftform“ gefordert ist oder die „Schriftform“ durch die Vertragsparteien vereinbart wird. Schriftform bedeutet in diesen Fällen „Unterschriftlichkeit“. Damit ist die eigenhändige Unterschrift der Parteien gemeint. Wie der Text selbst erstellt wurde, ist unerheblich. Aus diesem Grund ist in Österreich handschriftliche Unterzeichnung oder qualifizierte Signatur notwendig z.B. für:

amtliche Geschäfte wie Jahresabschlüsse, Anmeldungen bei Behörden, Wirtschaftsprüfberichte

Arbeitnehmerüberlassungsverträge

Mietverträge

Vollmachten

Darlehensverträge

SEPA-Lastschriftmandate

Entweder habe ich bereits eine digitale Signatur, in Österreich ist dies z.B. die ID-Austria für Behördenzugänge, oder ich kann in sproof aus einer Liste von Signaturanbietern auswählen.

sproof bietet außerdem einen eigenen Identifizierungsprozess an, mit dem ich mich bei einem Dritten einmalig ausweise und dann eine QES per Handy nutze. Über die ID-Austria ist auch das Signieren mittels FIDO-Stick möglich.

In diesem Fall bietet sproof ein spezielles digitales Identifizierungsverfahren an: in einem ca. 10 minütigen Video-Identifizierungsverfahren werden meine Personendaten und auch biometrischen Daten von einem staatlich anerkannten Dienst (Trust Service Provider) geprüft. Danach bin ich befähigt, mittels einer Handy-App jede digitale Signatur, die ich tätige, zusätzlich zu verifizieren. Das Handy ist somit neben meiner E-Mail Adresse, welche ich zum Signieren und Einholen von Signaturen ohnehin benötige, mein zweiter Sicherheitsfaktor.

Ja. Mit sproof sign erstellte Signaturen sind rechtsgültig. In der EU ist die Rechtsgültigkeit in der eIDAS-Verordnung rechtlich eindeutig geregelt. Speziell wird auch zwischen fortgeschrittenen elektronischen Signaturen (FES) und qualifizierten elektronischen Signaturen (QES) unterschieden. Mit sproof sign können beide erstellt werden. Die QES erfordert eine einmalige Identifikation und die erstellten Signaturen sind der handschriftlichen Signatur gleichgestellt.

dvoSign x sproof ermöglicht es, Dokumente digital und rechtssicher zu signieren – ohne persönliche Anwesenheit der Unterzeichner, wie sie bei einem Signaturpad erforderlich wäre.
 
dvoSign ist ein Modul des zentralen Backoffice-Systems WT.Organizer. Durch die direkte Integration können Dokumente nahtlos aus der dvo Dokumentenverwaltung an sproof zur Signatur übergeben werden. Der gesamte Signaturprozess wird anschließend in sproof abgewickelt und abgeschlossen. Das Ziel: Ein schlanker, sicherer und benutzerfreundlicher Signaturprozess – direkt im Arbeitsablauf der Kanzlei.

Typische Anwendungsfälle:

Klientenvertrag signieren lassen: Ich könnte neuen Klienten digital und automatisiert meinen Klientenvertrag aus dem WT.Organizer zusenden. Das Dokument wird von mir und vom Klienten digital unterzeichnet und nach der Signatur automatisiert in meiner Dokumentenverwaltung abgelegt.

Schriftstücke signieren: Ich möchte mein Erscheinungsbild bei bestimmten Schriftstücken professionalisieren und ausgehende Schriftstücke digital signieren. In diesem Fall würde ich bestimmte Dokumente als Vorlage im WT.Organizer anlegen und ein entsprechendes Signaturfeld einfügen. Wird das Dokument nun mit individuellen Daten angelegt, erhalte ich es automatisiert zur Signatur und kann es danach versenden.

Steuerformulare unterzeichnen: Falls ich Steuererklärungen für meinen Klienten erst dann bei FinanzOnline einreiche, wenn diese Erklärungen vom Klienten unterzeichnet wurden, könnte ich diesen Prozess digital abbilden. Eine Steuererklärung wird als PDF in den dvo Steuern erstellt, im WT.Organizer abgelegt und kann dann zu Sproof geschickt werden. In diesem Fall muss das Signaturfeld bei Sproof eingefügt und der Prozess im Sproof Dashboard anstoßen werden. Nach der Signatur wird das Dokument im WT.Organizer automatisiert abgelegt und dem Klienten zugordnet.

Dienstverträge signieren: Ich könnte Dienstverträge mit meinen Mitarbeitern nicht mehr manuell, sondern digital unterzeichnen lassen und hierfür entsprechende Vorlagen bzw. einen Prozess anlegen.

Um dvo.Sign x sproof zu nutzen brauche ich den WT.Organizer zusammen mit dem Modul Dokumentenverwaltung. Weitere Programme und Module erweitern die Möglichkeiten, um sproof für weitere Anwendungsfälle zu nutzen, z.B. dvo Steuern für Steuererklärungen, sind aber nicht Voraussetzung.

Nein, es wird keine zusätzliche Hardware gebraucht. dvoSign x sproof funktioniert komplett digital – alles, was Du benötigst, ist der WT.Organizer. Deine Signaturempfänger brauchen einen Internetzugang und einen aktuellen Webbrowser. Damit kannst Du bequem und ortsunabhängig elektronisch unterschreiben – ganz ohne Signaturpad.

Mit einem Signaturpad wird die Unterschrift händisch erfasst – ähnlich wie auf Papier, nur eben digital. dvoSign x sproof benötigt kein solches Signaturpad, da der Prozess komplett digital abgebildet ist. Technische Lösungen mit einem Signaturpad sind rechtlich weniger verbindlich, weil hierüber keine qualifizierte Signatur abgebildet werden kann.

Mit dvoSign hingegen kannst du in Verbindung mit sproof entweder die fortgeschrittene (FES) oder sogar die qualifizierte elektronische Signatur (QES) nutzen. Diese ist rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und erfüllt höchste Sicherheitsstandards – ideal also für offizielle Dokumente und Verträge. Außerdem brauchst Du keine spezielle Hardware – alles läuft sicher und digital ab.

Ja, das ist möglich. Mit dvoSign x sproof lassen sich zwar die Signaturprozesse komplett digital und automatisiert abbilden. Falls es aber gewünscht ist, dass Signaturempfänger mit Pen und Tablet unterzeichnen lässt sich dies in sproof abbilden. Signaturempfänger wählen in diesem Fall nur den Signaturstil „Am Bildschirm signieren“ und können dann eine handschriftliche Signatur am Bildschirm abbilden. Mit dieser Methode können Dokumente nur als fortgeschrittene Signatur unterzeichnet werden.

Ja, es ist möglich, dass bereits bestehende eingescannte handschriftliche Signaturen als Bitmap oder PNG in sproof zum Signieren verwendet werden. Mit dieser Methode können Dokumente nur als fortgeschrittene Signatur unterzeichnet werden.

Empfehlenswert ist ein zentraler Admin-User (z. B. sign@kanzlei.at), über den alle berechtigten Kanzleimitarbeiter Dokumente signieren (lassen) können. Der Admin-User wird im WT.Organizer unter Verwaltung > WT.Organizer > Sproof hinterlegt.
 
Dokumente können dann mit dem Admin User an sproof gesandt oder signierte Dokumente mit dem WT.Organizer synchronisiert werden. Bei der Definition von Signaturfeldern werden signierende Mitarbeiter der Kanzlei genauso als Signaturempfänger angegeben wie externe Signaturempfänger. So kann die Kanzlei sehr flexibel unterschiedliche kanzleieigene Signaturempfänger definieren – je nach internen Prozessen.

Einzelne Benutzerzugänge empfehlen sich, wenn:

sensible oder vertrauliche Dokumente separat verwaltet werden sollen – Dashboards und Dokumente sind in diesem Fall voneinander getrennt und auch der Admin-User hat keinen Zugriff auf persönliche Dashboards anderer User

Eigene Dashboards für Signaturanfragen und -verläufe benötigt werden

Individualisierungsmöglichkeiten für die persönliche Signatur gewünscht sind

In den Paketen Basic und Advanced sind bereits 4 zusätzliche sproof-User inkludiert.

Ein User+ bietet zusätzliche Funktionen gegenüber einem Standard-User:

Stapel-Signatur: Mehrere Dokumente können gleichzeitig mit wenigen Klicks signiert werden.

Online-Identifikation für QES: Die Identitätsprüfung für qualifizierte Signaturen kann direkt über sproof erfolgen – einfach, schnell und ohne ID-Austria.

Das User+ Upgrade ist im Basic- und Advanced-Paket bereits enthalten.

Ja, sowohl Signaturpakete (fortgeschritten und qualifiziert) als auch User-Lizenzen können in allen Paketen flexibel nachgebucht werden.

Die digitale Signatur kannst du in 2 einfachen Schritten aktivieren:

1) dvoSign x sproof Modul bestellen
Für die Integration von sproof in deinen dvo WT.Organizer fällt eine einmalige Gebühr von 1.500 € exkl. USt an, 5 Stunden persönliches Onboarding inklusive. Wartung für dvo.Sign: 18% vom Modulpreis von 1.000 EUR jährlich.

2) sproof Signaturpaket auswählen & bestellen
Für die Nutzung der digitalen Signatur ist ein sproof-Signaturpaket erforderlich. Die Bestellung und Abrechnung erfolgen direkt über sproof.

Nach der Bestellung kontaktieren wir dich, planen gemeinsam das Onboarding (5 Stunden inklusive) und begleiten dich und dein Team bei der Einrichtung.

Folgende Signaturpakete können direkt über sproof bestellt werden.
Alle Preise exkl. USt., jährliche Abrechnung.

Ja! Du erhältst ein individuelles Onboarding (5 Stunden im Preis enthalten).
Unser dvo Experte begleitet dich und dein Team persönlich bei der Einrichtung und beantwortet alle offenen Fragen.