Nutzungsbedingungen BelegBox

Betreiber: dvo Software Entwicklungs- und Vertriebs GmbH, Nestroyplatz 1, A-1020 Wien, Österreich

1.1 Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung des Online-Dienstes „BelegBox“ (nachfolgend „Dienst“) durch Endnutzer. Der Dienst wird über die Web-Applikation unter belegbox.dvo.at sowie über die mobilen Applikationen für Android und iOS (gemeinsam nachfolgend „Applikation“) bereitgestellt.

1.2 Die BelegBox ermöglicht es Nutzern, Belege (insbesondere Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassabons, Registrierkassenbelege und sonstige Buchhaltungsbelege) digital hochzuladen, automatisiert zu erfassen und für die Weiterverarbeitung in der Buchhaltung strukturiert bereitzustellen.

1.3 Der Zugang zur BelegBox wird Endnutzern in der Regel durch ein Beratungsunternehmen (insbesondere Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder ein Unternehmen, das die dvo-Software einsetzt; nachfolgend „Beratungsunternehmen“) bereitgestellt. Das Beratungsunternehmen ist Vertragspartner von dvo für die Nutzung der BelegBox. Die Registrierung des Endnutzers erfolgt durch das Beratungsunternehmen.

1.4 Wichtiger Hinweis: Diese Nutzungsbedingungen regeln ausschließlich das Verhältnis zwischen Ihnen als Endnutzer und dvo in Bezug auf die Nutzung der Applikation. Sie begründen kein gesondertes Vertragsverhältnis über die Erbringung von Buchhaltungs- oder Steuerberatungsleistungen. Diese Leistungen erbringt ausschließlich Ihr Beratungsunternehmen.

1.5 Die Nutzung der Applikation durch Endnutzer ist im Verhältnis zu dvo nicht gesondert kostenpflichtig. Die Abrechnung erfolgt zwischen dvo und dem Beratungsunternehmen.

2.1 Ihr Beratungsunternehmen registriert Sie als Nutzer der BelegBox und richtet Ihren Zugang ein. Sie erhalten Zugangsdaten (Benutzername und Passwort), mit denen Sie sich über die Web-Applikation oder die mobilen Apps anmelden können. Alternativ kann ein Login über Passkey-Authentifizierung erfolgen.

2.2 Sie sind verpflichtet, Ihre Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Jeden Verdacht einer missbräuchlichen Nutzung Ihres Kontos müssen Sie dvo und Ihrem Beratungsunternehmen unverzüglich melden.

2.3 dvo kann den Zugang zur BelegBox sperren, wenn begründete Anhaltspunkte für eine missbräuchliche Nutzung vorliegen oder wenn das Beratungsunternehmen die Sperrung veranlasst.

3.1 Die BelegBox stellt folgende Funktionen zur Verfügung:

• Upload von Belegen (per Web-Browser, per mobiler App oder per E-Mail-Weiterleitung)
• Automatische Belegerkennung und -kategorisierung
• KI-gestützte Texterkennung (OCR) zur Erfassung von Belegdaten wie Datum, Betrag, Belegnummer, Lieferant und weiteren buchungsrelevanten Informationen
• Intelligente Buchungsvorschläge (Kontierung, Gegenkonto, Steuerkonto)
• Intelligente Suchfunktion über gespeicherte Belege
• Revisionssichere Archivierung der Belege
• Schnittstelle zur dvo-Buchhaltungssoftware für den Import von Buchungsdaten

3.2 dvo ist bestrebt, den Dienst mit hoher Verfügbarkeit bereitzustellen, übernimmt jedoch keine Gewährleistung für eine ununterbrochene Verfügbarkeit. Wartungsarbeiten, Updates und Betriebsstörungen können zu vorübergehenden Einschränkungen führen. dvo wird sich bemühen, geplante Wartungsarbeiten vorab anzukündigen.

3.3 dvo behält sich vor, den Funktionsumfang der BelegBox weiterzuentwickeln, zu ergänzen oder zu verändern.

4.1 Die BelegBox setzt zur automatisierten Belegerfassung und Buchungsvorbereitung Künstliche Intelligenz (KI) ein. Die KI-gestützte Verarbeitung umfasst insbesondere:

• Die optische Zeichenerkennung (OCR) und semantische Analyse von Belegdaten
• Die Erstellung von Buchungsvorschlägen auf Basis erkannter Belegdaten und historischer Buchungsmuster
• Die kontinuierliche Verbesserung der Erkennungsgenauigkeit durch maschinelles Lernen auf Basis der verarbeiteten Belege

4.2 Die KI-Verarbeitung kann über Cloud-Dienste (derzeit Microsoft Azure) oder über von dvo selbst betriebene Systeme erfolgen. dvo ist berechtigt, die technische Infrastruktur für die KI-Verarbeitung nach eigenem Ermessen zu wählen und zu ändern, sofern das datenschutzrechtlich erforderliche Schutzniveau gewährleistet bleibt.

4.3 Wichtiger Hinweis zur Natur der KI-Ergebnisse: Die von der KI erstellten Ergebnisse (insbesondere Buchungsvorschläge, erkannte Belegdaten und Kontierungen) sind ausschließlich maschinell generierte Vorschläge. Sie stellen keine verbindlichen Buchungsanweisungen dar und ersetzen nicht die fachliche Prüfung durch den Nutzer oder das Beratungsunternehmen. Der Nutzer bzw. das Beratungsunternehmen ist für die inhaltliche Richtigkeit der übernommenen Buchungen verantwortlich.

4.4 Die KI verarbeitet die Belegdaten ausschließlich zum Zweck der Belegerfassung, Datenstrukturierung und Erstellung von Buchungsvorschlägen für den jeweiligen Nutzer bzw. dessen Beratungsunternehmen. Die Belegdaten werden von dvo nicht für verarbeitungsfremde Zwecke weiterverarbeitet. Die Datenverarbeitung mit Dritten erfolgt m Rahmen der Auftragsverarbeitung mit dem Beratungsunternehmen verarbeitet (siehe Punkt 7). Die Verbesserung der KI-Modelle erfolgt auf Basis der Belege des jeweiligen Nutzers bzw. Beratungsunternehmens und dient ausschließlich der Optimierung des Dienstes für diesen Nutzer bzw. dieses Beratungsunternehmen.

4.5 Bei den von der KI verarbeiteten Belegdaten handelt es sich um Geschäftsbelege (insbesondere Rechnungen, Kassabons, Lieferscheine und vergleichbare Dokumente). Diese Dokumente sind keine urheberrechtlich geschützten Werke im Sinne des Urheberrechtsgesetzes. Die automatisierte Analyse und Strukturierung dieser Belegdaten durch die KI (Text- und Data-Mining, Training) erfolgt im Rahmen der vertragsgemäßen Diensterbringung.

5.1 Sie dürfen die Applikation nur für die vorgesehenen Zwecke (Belege hochladen, erfassen, verwalten und für die Buchhaltung bereitstellen) nutzen.

5.2 Sie sind dafür verantwortlich, dass die von Ihnen hochgeladenen Belege und Daten keine Rechte Dritter verletzen und nicht rechtswidrig sind.

5.3 Es ist Ihnen untersagt:

• die Applikation oder die zugrundeliegende Software zu manipulieren, zu dekompilieren, zu reverse-engineeren, zu kopieren oder in sonstiger Weise über den bestimmungsgemäßen Gebrauch hinaus zu nutzen
• Handlungen vorzunehmen, die die Sicherheit, Integrität oder Verfügbarkeit der Applikation oder der verbundenen Systeme gefährden könnten
• automatisierte Zugriffe auf die Applikation (Bots, Scraping, Crawling) durchzuführen, soweit dies nicht ausdrücklich von dvo ermöglicht wird
• die KI-gestützten Funktionen systematisch dazu zu verwenden, die zugrundeliegenden KI-Modelle, Algorithmen oder deren Trainingsmethoden zu extrahieren, zu rekonstruieren oder nachzubauen

5.4 Die von der KI erstellten Buchungsvorschläge sind vor Übernahme in die Buchhaltung durch den Nutzer oder das Beratungsunternehmen auf ihre Richtigkeit zu prüfen. dvo übernimmt keine Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit ungeprüft übernommener Buchungsvorschläge.

6.1 Alle Rechte an der Applikation, einschließlich der Software, der Benutzeroberfläche, der KI-Modelle, der Algorithmen, der Datenbanken und der zugehörigen Dokumentation, stehen dvo oder deren Lizenzgebern zu. Der Nutzer erhält ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Recht zur Nutzung der Applikation für die Dauer und im Umfang der über das Beratungsunternehmen eingerichteten Nutzungsberechtigung.

6.2 Die von Ihnen hochgeladenen Belege und Daten verbleiben in Ihrem Eigentum. dvo erwirbt an diesen Inhalten keine Rechte, die über die zur Erbringung des Dienstes erforderliche technische Verarbeitung hinausgehen.

7.1 Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung der BelegBox erfolgt gemäß der Datenschutzerklärung für Nutzer der BelegBox, die Sie unter https://www.dvo.at/deine-dvo/datenschutz-belegbox/ finden.

7.2 Für die Verarbeitung Ihrer Buchhaltungs- und Belegdaten innerhalb der BelegBox ist Ihr Beratungsunternehmen der datenschutzrechtlich Verantwortliche. dvo verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter auf Weisung des Beratungsunternehmens.

8.1 Belege werden bei aktivem Vertragsverhältnis zwischen dvo und dem Beratungsunternehmen revisionssicher archiviert. Die Speicherung erfolgt in Rechenzentren in Österreich.

8.2 Bei Beendigung des Vertragsverhältnisses zwischen dvo und dem Beratungsunternehmen werden die Belege nach Vertragsende gelöscht. dvo empfiehlt, vor Vertragsende eine eigenständige Datensicherung vorzunehmen.

9.1 dvo haftet für Schäden im Zusammenhang mit der Nutzung der BelegBox nach den gesetzlichen Bestimmungen, jedoch nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.

9.2 Bei leichter Fahrlässigkeit haftet dvo nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, deren Erfüllung die bestimmungsgemäße Nutzung des Dienstes überhaupt erst ermöglicht, und nur für vorhersehbare, vertragstypische Schäden.

9.3 dvo haftet insbesondere nicht für:

• die inhaltliche Richtigkeit von KI-generierten Buchungsvorschlägen, Kontierungen oder sonstigen automatisiert erstellten Ergebnissen – diese sind stets vom Nutzer oder Beratungsunternehmen zu prüfen
• Schäden, die dadurch entstehen, dass der Nutzer oder das Beratungsunternehmen KI-generierte Vorschläge ungeprüft übernimmt
• die Verfügbarkeit oder Funktionsfähigkeit von Drittdiensten (insbesondere Cloud-Infrastruktur, App-Stores, Mobilfunknetze)
• Störungen, die außerhalb des Einflussbereichs von dvo liegen

9.4 Eine Haftung für entgangenen Gewinn oder indirekte Schäden ist, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen.

9.5 Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie für Fälle zwingender gesetzlicher Haftung.

10.1 Die BelegBox steht neben der Web-Applikation auch als mobile App für Android (Google Play Store) und iOS (Apple App Store) zur Verfügung. Für den Download und die Nutzung der mobilen Apps gelten zusätzlich die Nutzungsbedingungen des jeweiligen App-Store-Betreibers.

10.2 dvo gewährt Ihnen ein nicht-exklusives, nicht übertragbares Recht, die mobile App auf einem Gerät, das Sie besitzen oder kontrollieren, zu installieren und bestimmungsgemäß zu nutzen. Die mobile App darf nur in Verbindung mit einem gültigen BelegBox-Zugang verwendet werden.

10.3 Für die mobile App werden regelmäßig Updates bereitgestellt. dvo empfiehlt, stets die aktuelle Version zu verwenden. dvo behält sich vor, den Dienst an sich und den Support für ältere Versionen im Speziellen einzustellen.

10.4 Die mobilen Apps ermöglichen insbesondere die Erfassung von Belegen über die Gerätekamera. Über die Gerätekamera aufgenommene Fotos werden ausschließlich zum Zweck des Beleg-Uploads in die BelegBox verwendet und automatisch in das PDF-Format umgewandelt.

10.5 Apple Inc. und Google LLC sind nicht Vertragspartner dieser Nutzungsbedingungen und übernehmen keine Verpflichtungen in Bezug auf die BelegBox. Ansprüche im Zusammenhang mit der BelegBox sind ausschließlich gegenüber dvo geltend zu machen.

11.1 dvo behält sich vor, diese Nutzungsbedingungen zu ändern. Über wesentliche Änderungen werden Sie rechtzeitig informiert (z. B. in der Applikation oder per E-Mail).

11.2 Wenn Sie die Applikation nach Inkrafttreten der Änderungen weiter nutzen, gelten die geänderten Nutzungsbedingungen als angenommen. Sind Sie mit den Änderungen nicht einverstanden, können Sie die Nutzung der Applikation einstellen und sich an Ihr Beratungsunternehmen wenden.

12.1 Ihre Berechtigung zur Nutzung der BelegBox besteht, solange Ihr Beratungsunternehmen Sie als Nutzer registriert hat und das Vertragsverhältnis zwischen Ihrem Beratungsunternehmen und dvo aufrecht ist.

12.2 dvo kann den Zugang eines Nutzers sperren oder beenden, wenn das Beratungsunternehmen dies veranlasst, bei Verstoß gegen diese Nutzungsbedingungen oder bei Beendigung des Vertragsverhältnisses mit dem Beratungsunternehmen.

12.3 Bei Beendigung der Nutzung empfiehlt dvo, zuvor erforderliche Datensicherungen vorzunehmen (siehe Abschnitt 8).

13.1 Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss der Verweisungsnormen des internationalen Privatrechts und des UN-Kaufrechts.

13.2 Gerichtsstand für Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen Nutzungsbedingungen ist, soweit gesetzlich zulässig, Wien, Österreich. Für Verbraucher gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.

13.3 Sollte eine Bestimmung dieser Nutzungsbedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung möglichst nahekommt.

13.4 Nebenabreden, Änderungen und Ergänzungen dieser Nutzungsbedingungen bedürfen der Textform.

Zuletzt aktualisiert am 3. Juni 2026.