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Im Rahmen eines Webinars sprachen wir mit Dr. Heinz Wöber, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Geschäftsführer der Kanzlei WÖBER DIRMHIRN, über genau diese Herausforderungen. Dabei ging es nicht um Theorie, sondern um praktische Erfahrungen aus dem Kanzleialltag – vom Umstieg papierbasierter Klient:innen bis hin zum Einsatz von KI-gestützter Buchhaltung mit der BelegBox.
Inhaltsverzeichnis:
- Wir wollen noch mehr Kunden für digitale Prozesse gewinnen
- Warum die Umstellung bestehender Klient:innen die größere Herausforderung ist
- Das eigentliche Problem ist oft nicht das Buchen
- KI verändert die Buchhaltung bereits heute
- Digitalisierung funktioniert nur mit dem Team
- Die Rolle der Steuerberatung verändert sich
- Fazit
Kurz zusammengefasst:
- Die größte Herausforderung bleibt, Digitalisierung Schritt für Schritt in bestehende Arbeitsweisen zu integrieren.
- Digitalisierung und KI verändern die Steuerberatung bereits heute spürbar.
- Dr. Heinz Wöber berichtet im Interview, wie seine Kanzlei digitale Prozesse mit der DVO BelegBox im Alltag umsetzt.
- Besonders wichtig sind klare Abläufe, die Einbindung der Mitarbeiter:innen und eine einfache Zusammenarbeit mit Klient:innen.
- KI unterstützt bereits bei Buchungsvorschlägen und der Verarbeitung von Belegen, ersetzt aber nicht die fachliche Beratung.
Dr. Heinz T. Wöber, LL.M.:
„Die Digitalisierung der Belegverwaltung ist kein Sprint, sondern ein Marathon – aber einer, der sich lohnt.“
„Wir wollen noch mehr Kunden für digitale Prozesse gewinnen“
Für die Kanzlei Wöber ist klar: Digitalisierung gehört mittlerweile zu den zentralen strategischen Themen der Branche.
Das Ziel sei es, noch mehr Klient:innen von digitalen Prozessen zu überzeugen und die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten. Dabei zeigt sich laut Dr. Wöber jedoch schnell: Nicht jede:r Klient:in startet auf demselben digitalen Niveau. Die Spannbreite reiche von vollständig digitalen Unternehmen bis hin zu klassischen Papierordnern und Schuhschachteln. Interessant sei dabei, dass das Thema kaum vom Alter abhänge.
„Wir haben ältere Kunden, die technisch sehr versiert sind – und jüngere, die digitale Prozesse eher verweigern.“
Warum die Umstellung bestehender Klient:innen die größere Herausforderung ist
Während neue Klient:innen digitale Abläufe meist problemlos akzeptieren, sei die Umstellung bestehender Klient:innen deutlich schwieriger.
„Eine Gewohnheit zu ändern oder zu verlassen, ist oft die größere Challenge.“
Die Kanzlei setzt deshalb stark auf persönliche Begleitung. Neue Klient:innen erhalten direkt ein digitales Onboarding, bei dem Teamwork und BelegBox aktiv vorgestellt und gemeinsam eingerichtet werden. Bei bestehenden Klient:innen habe sich dagegen ein anderer Ansatz bewährt.
„Im Rahmen der Bilanzbesprechung ist oft ein guter Moment zu sagen: Da gibt es etwas Neues oder Moderneres.“
Gerade diese persönlichen Gespräche seien wichtig, weil Digitalisierung nicht allein über Software funktioniere, sondern vor allem über Vertrauen und Verständnis.
Das eigentliche Problem ist oft nicht das Buchen
Ein besonders spannender Punkt des Gesprächs war die Frage, wo heute im Buchhaltungsprozess tatsächlich die meiste Zeit verloren geht. Dr. Wöber sieht die größte Herausforderung nicht mehr beim Verbuchen selbst, sondern davor – nämlich beim Sammeln, Organisieren und Nachfordern der Unterlagen.
„Was immer noch relativ viel Zeit kostet, ist letztendlich nicht das Buchen selbst, sondern das Nachfordern.“
Rechnungen kämen mittlerweile aus unterschiedlichsten Quellen:
- per E-Mail,
- über Online-Portale,
- klassisch per Post,
- oder direkt als Smartphone-Foto.
Dadurch entstehe schnell Unübersichtlichkeit – sowohl bei Klient:innen als auch in der Kanzlei. Digitale Systeme wie die BelegBox würden dabei helfen, diese Prozesse zu strukturieren. Viele Klient:innen würden ihre Unterlagen regelmäßiger hochladen und dadurch vollständiger arbeiten.
KI verändert die Buchhaltung bereits heute
Ein weiterer Schwerpunkt des Interviews war der Einsatz künstlicher Intelligenz in der Buchhaltung. Die Kanzlei Wöber arbeitet bereits aktiv mit KI-gestützten Buchungsvorschlägen. Laut Dr. Wöber sei das Feedback innerhalb der Kanzlei grundsätzlich sehr positiv.
„Das System erkennt schon relativ viel und liefert gute Vorschläge.“
Gleichzeitig entstehe dadurch eine neue Herausforderung: Wie viel Kontrolle ist noch notwendig?
„Wo zieht man den Mittelweg? Man kann nicht alles blind übernehmen – aber genauso wenig jeden Beleg weiterhin komplett kontrollieren.“
Genau darin sieht Dr. Wöber aktuell einen der wichtigsten Lernprozesse für Kanzleien. KI könne repetitive Tätigkeiten massiv reduzieren, die fachliche Verantwortung bleibe aber weiterhin beim Menschen. Besonders interessant sei für seine Kanzlei der langfristige Effekt der Lernsysteme.
„Das war letztendlich auch der Auslöser, dass wir gesagt haben: Wir müssen möglichst viele Kunden in das BelegBox-System bringen.“
Denn je mehr Daten und Buchungen verarbeitet werden, desto besser können KI-Systeme künftig unterstützen.
Digitalisierung funktioniert nur mit dem Team
Neben der technischen Seite spielte im Gespräch auch das Thema Mitarbeiter:innen eine große Rolle. Laut Dr. Wöber könne Digitalisierung nur funktionieren, wenn das gesamte Team mitgezogen werde. Die Kanzlei habe deshalb bewusst viel Zeit in interne Kommunikation investiert.
„Wochenlang ging es in unseren Teammeetings hauptsächlich um die BelegBox.“
Das Ziel sei gewesen, ein gemeinsames Verständnis dafür zu schaffen, warum digitale Prozesse notwendig sind und welche Rolle KI künftig spielen wird. Zusätzlich wurden eigene Schulungsvideos erstellt – sowohl für Mitarbeiter:innen als auch für Klient:innen. Besonders wichtig sei dabei gewesen, selbst aktiv mit den Systemen zu arbeiten.
„Es darf nicht heißen: Die Chefs sagen, wir sollen das machen, aber selber kennen sie die Tools nicht.“
Die Rolle der Steuerberatung verändert sich
Besonders offen sprach Dr. Wöber über die Zukunft der Branche. Er geht davon aus, dass künstliche Intelligenz und Automatisierung viele klassische Tätigkeiten in der Buchhaltung verändern werden. Dadurch werde die eigentliche Beratung künftig noch wichtiger.
„Die Technik wird viel von der klassischen Buchhalterarbeit ablösen.“
Die entscheidende Frage sei deshalb, welchen zusätzlichen Mehrwert Kanzleien ihren Klient:innen bieten.
„Der Kunde muss spüren, dass wir mehr liefern als nur Sicherheit.“
Persönliche Betreuung, aktiver Service und laufende Beratung würden künftig eine noch größere Rolle spielen. Genau darin sieht Dr. Wöber die zentrale Herausforderung moderner Steuerberatung.
Fazit
Das Interview mit Dr. Heinz Wöber zeigt deutlich: Digitalisierung in der Steuerberatung ist längst kein Zukunftsthema mehr, sondern bereits Teil des Kanzleialltags. Digitale Prozesse und KI-gestützte Buchhaltung bieten großes Potenzial, bringen aber auch neue Herausforderungen für Kanzleien, Mitarbeiter und Klient:innen mit sich.
Entscheidend sind dabei nicht nur die richtigen Tools, sondern vor allem klare Prozesse, persönliche Begleitung und die Bereitschaft, neue Arbeitsweisen Schritt für Schritt in den Alltag zu integrieren.
Wie digitale Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Klient:innen in der Praxis funktionieren kann, zeigt die dvo BelegBox. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.
