9 Tipps für Schlagwörter im digitalen Dokumentenmanagement

August 30, 2022 - 10:36

Schlagwörter helfen Ihnen bei der Organisation in Ihrem DMS-System und machen es möglich ihre Dokumente sowie die Dokumente Ihrer Klienten in Sekundenschnelle zu finden. Wie Sie sinnvolle Schlagwörter vergeben, erfahren Sie in diesem Beitrag.

In dvo Teamwork können Sie Schlagwörter (engl. „Tags“) vergeben, um gespeicherte Dateien zu kategorisieren. Diese Wörter assoziieren einen Zusammenhang zur Information. Schlagwörter können den Typ beschreiben („Rechnung“ „Angebot“), einen Bearbeitungsstatus markieren („in Bearbeitung“, „offen“) oder einen Projektbezug haben (Projektnummer, Projektname, Kundenname). Natürlich können Sie auch Schlagwörter zu Rechnungsnummern, Kundennummern oder Projektnummern vergeben. Generell müssen Schlagwörter immer aussagekräftig und klar identifizierbar sein. Wie Sie gute und sinnvolle Schlagwörter vergeben können und was es dabei zu beachten gilt, lesen Sie in diesem Beitrag.

Unsere 9 Tipps für sinnvolle Schlagwörter

• Verwenden Sie immer die Singular-Form: „Rechnung“, „Auftrag“

• Verwenden Sie keine Synonyme.

• Wenn Sie in Projekten arbeiten, bestimmen Sie eine Person, die die „Schlagwort-Hoheit“ erhält.

• Vergeben Sie sinnvolle Schlagwörter:
  - „Rechnung“, „Eingang“, „bezahlt“
  - „Auftrag“, „Ausgang“, „offen“
  - So können Sie innerhalb Ihres Tag-Sets kombinieren

• Legen Sie sich auf eine Schreibweisefest:
  - Alle Schlagwörter werden kleingeschrieben: „auftrag“, „rechnung“, „angebot“
  - Substantive werden großgeschrieben: „Auftrag“, „Rechnung“, „Angebot“
  - Kombinierte Begriffe werden zusammengefasst: „inBearbeitung“, „Projekt1234“, „E-MailKampagneNeukunden“ oder
  - Kombinierte Begriffe werden generell getrennt geschrieben: „in Bearbeitung“, „Projekt 1234“, E-Mail Kampagne Neukunden“
  - Kombinierte Begriffe werden mit Unterstrichen oder Bindestrichen getrennt: „in_Bearbeitung“, „Projekt-1234“, E-Mail_Kampagne_Neukunden“
  - Welche Variante Sie verwenden möchten, liegt ganz bei Ihnen.

• Lösen Sie Umlaute auf: aus „löschen“ wird „loeschen“.

• Vergeben Sie drei bis fünf Schlagwörter pro Datei.

• Überlegen Sie sich für wiederkehrende Workflows ein Schlagwort-Set.
  Ein Beispiel aus der Redaktion für den Freigabe-Workflow eines Blogartikels:
  - In Bearbeitung
  - wartet auf Freigabe
  - Korrektur 
  - freigegeben
  - Verwenden Sie Abkürzungen nur zusätzlich. Wenn Sie Abkürzungen verwenden, stellen Sie sicher, dass diese allgemein bekannt sind“

 

Wenn Sie sich an diese Tipps halten, steht einer übersichtlichen und praktikablen Verschlagwortung nichts mehr im Wege und ein weiterer Schritt Richtung digitalem Dokumentenmanagement ist vollbracht!

Versuchen Sie es!

Stichwörter: Beschlagwortung, DMS, dvo Teamwork, Schlagwörter