EIN AUFREGENDER WEG ZUR SCHLÜSSELFERTIGEN KANZLEI

Marlis Steinwandtner war viele Jahre Partnerin in einer Steuerberatungskanzlei. 2014 kam es zu einer Spaltung des Unternehmens. Plötzlich musste alles sehr schnell gehen: Zwischen der Unterzeichnung des Mietvertrags und dem ersten Arbeitstag im neuen Büro lagen zwei unglaublich kurze Wochen.

Zwei Wochen im August, das ist für viele Menschen die Zeit, in der sie einen Urlaub am Meer gebucht haben. Für Marlis Steinwandtner war es – zumindest 2014 – alles andere als eine Zeit zum Entspannen. In dieser enorm kurzen Zeitspanne hat sie mit ihrem Team und ihren Partnern intensiv an der Errichtung ihres neuen Kanzleistandorts gearbeitet. Ein Vorhaben, das nur durch das immense Engagement aller Beteiligten gelingen konnte. Damals wurden erfolgreich die Weichen für die MERKUR taxaid Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzlei gestellt, die heute zehn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt. Das Unternehmen betreut vorwiegend NGOs, Klein- und Mittelbetriebe aus Handel und Gewerbe oder Freiberufler, die meisten der Klienten kommen aus Wien. Neben den klassischen Leistungen wie Buchhaltung, Personalverrechnung, Bilanzierung oder Steuerberatung bietet die MERKUR taxaid auch Tätigkeiten im Bereich der Wirtschaftsprüfung mit besonderem Augenmerk auf die Bedürfnisse gemeinnütziger Organisationen an.

Marlies Steinwandtner:

"Zwei Wochen lagen zwischen der Unterschrift des Mietvertrags und dem Start der Arbeit in den neuen Kanzleiräumen."

Ein heißer Sommer – zumindest in Sachen Unternehmensgründung

Während man in den Wetterberichten des Sommers 2014 meistens Regenwolken finden konnte, ist die neu gegründete MERKUR taxaid in eine heiße Phase gekommen. „Im Frühjahr hat sich die Spaltung schon angebahnt, Mitte Juli ist die Entscheidung gefallen und mit 1. September war der Beginn der Arbeit in der neuen Kanzlei geplant“, erinnert sich Marlis Steinwandtner an die turbulente Zeit. Die to-do-Liste schien nahezu endlos: Finden passender Kanzleiräume und Abschluss des Mietvertrags, Unternehmensgründung, Informations- und Überzeugungsarbeit bei Mandanten, Übernahme der Mandanten-Daten, Organisation des Umzugs, Einrichten der gesamten Technik wie Server, Telefonanlage und PCs bis hin zum Kauf von Zimmerpflanzen – es galt, die Arbeitspakete gut zu verteilen.

Eines dieser Pakete umfasste die Frage der technischen Lösung. dvo war Marlis Steinwandtner schon aus der vorigen Kanzlei gut vertraut. Als der WT.Organizer der dvo auf den Markt kam, war sie Beta-Userin und konnte sich auch inhaltlich einbringen. Die positiven Erfahrungen und zusätzlich die aufmunternden und motivierenden Vorgespräche, als es um die Spaltung des Unternehmens ging, haben sie in der Entscheidung bestärkt, auch weiterhin mit der dvo zu arbeiten.

„Es war sehr bald klar: Alles was mit Technik zu tun hat, übernimmt die dvo“, blickt Marlis Steinwandtner zurück. Eine der Hauptaufgaben dieser Zeit war es, Gespräche mit den Mandanten zu führen, schließlich geht es hier um den höchsten Wert einer Kanzlei. „Ich war sehr froh, für diese immens wichtige Aufgabe einen freien Kopf zu haben“, sagt die Eigentümerin heute. „Das persönliche Engagement der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der dvo war unglaublich. Sie haben sich eingesetzt, als wäre es ihr eigenes Unternehmen und haben bei jedem Detail mitgedacht – was ist sinnvoll, was nicht. Sie haben die Verkabelung geprüft, eine Telefonanlage organisiert und sogar an die Frankiermaschine oder die Telefonstimme gedacht.“

Marlies Steinwandtner:

"Die Mitarbeiter der dvo haben sich eingesetzt, als wäre es ihr eigenes Unternehmen und alles im Detail mitgedacht."

Viele helfende Hände im Endspurt

Am letzten Freitag im August hat die Umzugsfirma mehrere LKWs voll mit Möbeln und Ordnern an den neuen Kanzleistandort gebracht, alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, deren Ehegatten, Freunde, Bekannte und Kinder, haben dann mitgeholfen Möbel und Material aufzustellen und zu verstauen, Archiv- und Handakten einzuräumen, mit einer Vielzahl von Handgriffen die Kanzlei arbeitsbereit zu machen. Mitarbeiter von dvo haben in wenigen Tagen Druckerserver und Netzwerk in Betrieb genommen und die neuen Computer-Arbeitsplätze eingerichtet. Schlussendlich ist das scheinbar Unmögliche wahr geworden: Schon am Montag, dem 1. September, sind alle Mitarbeiter der MERKUR taxaid an ihren Arbeitsplätzen gesessen und haben den Vollbetrieb aufgenommen. „Die dvo war definitiv einer der Geburtshelfer meiner Kanzlei“, erklärt Marlis Steinwandtner.

Auch heute ist die Zusammenarbeit eng, das zeigt alleine schon die Verbindung der beiden Unternehmen per Glasfaserkabel. Bei der MERKUR taxaid gibt es nämlich keinen eigenen Datenserver, man nutzt die Dienstleistungen des dvo-Rechenzentrums. Die anfängliche Sorge, es könnte beim Online-Arbeiten zu einem Zeitverzug kommen, hat sich durch den Praxistest vollkommen in Luft aufgelöst. „Die Lösung funktioniert ausgezeichnet, wir haben nur positive Erfahrungen gemacht und das Beste ist, dass nicht nur Datensicherheit und Geheimhaltung der Daten voll gewährleistet sind, sondern ich die Kosten auch fest im Griff habe“, freut sich die Unternehmerin.

Zur Person

Mag. Marlis Steinwandtner, LL.M. ist seit 1990 als Steuerberaterin tätig; zusätzlich hat sie ab 1995 die Tätigkeit als Wirtschaftsprüferin aufgenommen. Von 1992 bis 2015 war sie Partnerin und Geschäftsführerin der MERKUR treuhand, aus der durch eine Abspaltung im Jahr 2014 die MERKUR taxaid hervorging.

Warum sind Sie Steuerberaterin geworden?

Ich habe mir das immer gewünscht. Im 1. Semester meines BWL-Studiums bin ich durch Zufall in einem Steuerrechtsseminar gelandet. Ich fand es sehr spannend und habe mich ab diesem Zeitpunkt auf Unternehmensrechnung und Steuern spezialisiert. In meinem Job weiß ich nie, was der nächste Anruf bringt, es ist ein ständiger Wechsel von einer Aufgabenstellung zur nächsten: Im einen Moment bilanziere ich, im anderen löse ich eine Sozialversicherungsfrage. Ich mag es auch sehr, dass ich sehr viel mit Menschen zu tun habe, oft entstehen langjährige Kundenbeziehungen.

Was mögen Sie an der Zusammenarbeit mit der dvo am meisten?

Die Menschen, die für die dvo stehen, und den Bewegungsspielraum, den mir die Software lässt. Einerseits genieße ich die Sicherheit eines standardisierten Anwenderprogramms mit Weiterentwicklungen und Support, andererseits kann ich mir das Programm so gestalten, wie es für meinen Arbeitsalltag sinnvoll ist. Außerdem finde ich es extrem bedienerfreundlich, sodass auch Laien innerhalb kürzester Zeit z.B. damit buchen können, das ist ein Grund, warum ich meinen Mandanten, die die Buchhaltung selbst vorbereiten möchten, dvo gerne empfehle.

EIN AUFREGENDER WEG ZUR SCHLÜSSELFERTIGEN KANZLEI

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