Checkliste für Neugründer: Start-Up IT-Ausstattung

März 8, 2016 - 12:56

Der Schritt in die Selbstständigkeit ist immer mit sehr vielen Überlegungen und Planungsarbeit verbunden. Behördengänge, Banktermine, Partnersuche, usw. stehen an der Tagesordnung. Eine Frage, die man sich in der Gründungsphase allerdings unbedingt stellen sollte, lautet: Wie gestalte ich meine IT-Landschaft?

Gleich vorab: Die IT muss zum Unternehmen passen. Das heißt: Bevor man sich Gedanken macht, welche Komponenten bzw. welche Software man verwendet, muss man sich im Klaren sein, wo man mit seinem Unternehmen in nächster Zeit hin will. Hat man vor, die ersten Jahre auf Mitarbeiter zu verzichten und somit die ganze anfallende Arbeit alleine zu erledigen, so kann man die IT durchwegs „schlanker“ dimensionieren als mit geplanten 3 Mitarbeitern im ersten Jahr.

 

Maßnahmen zur Erreichbarkeit

Weiters muss man sich überlegen, welche Möglichkeiten der Erreichbarkeit gegeben sein sollen. E-Mail und Telefon gehören heutzutage zum Standard, Faxgeräte verlieren zwar immer mehr an Bedeutung, sind aber bei Steuerberatern nach wie vor nicht wegzudenken. Bei der Telefonie gilt es abzuwägen, ob vorerst ein Handy genügt oder ob man gleich mit Festnetz startet. Sollte man sich in der Gründungsphase für die Kommunikation via Handy entscheiden, dann würde ich persönlich vorschlagen, unbedingt ein eigenes „Business-Handy“ zu verwenden (oder eventuell eine alternative Nummer, welche man wegschalten kann). Auch als Jungunternehmer braucht man durchaus seine Freizeit. Somit darf es auch Zeiten (Wochenende, Feiertage, spät am Abend) geben, zu denen man nicht erreichbar ist. Wickelt man die gesamte Kommunikation über ein einziges Handy ab, sinkt automatisch die Freizeit, da Kunden natürlich bemerken, dass man permanent erreichbar ist.

In Punkto E-Mail macht es durchaus Sinn, gleich von Anfang an eine eigene Domain zu registrieren. Der Vorteil daran liegt, dass man immer provider-unabhängig ist, das heißt, sollte man seinen Internetanbieter wechseln, behält man seine Mailadresse. Eine etwaige Änderung der Mailadresse ist ansonsten immer mit sehr viel Aufwand verbunden, weil alle Geschäftspartner informiert werden müssen. Außerdem macht es einen professionellen Eindruck, wenn solche Dinge gleich von Beginn an bedacht werden.

Die meisten Unternehmer werden in weiterer Folge auch Marketing-Schritte einleiten und sich bzw. das Unternehmen im Internet präsentieren. Hier kann dann ebenfalls die gleiche Domain verwendet werden.

 

Die IT-Ausstattung – eine Checkliste für Neugründer

Wenn wir jetzt von dem Beispiel ausgehen, dass ein Jungunternehmer plant, die erste Zeit alleine zu arbeiten, dann sollten folgende Komponenten angeschafft werden:

 

Leistungsfähiger und vor allem businesstauglicher PC

Hier sollte darauf geachtet werden, dass es sich bei dem Gerät um ein Markengerät handelt, welches für den Businessbereich gedacht ist – d.h. dass es eine Betriebszeit von 10 Stunden täglich, über Jahre hinweg verkraftet. Gerade bei 300-Euro-Geräten vom Diskonter ist das mit Sicherheit nicht der Fall. Diese Geräte sind zwar für den „Hin-und-Wieder-Gebrauch“ zu Hause geeignet, haben aber im Geschäftsbereich absolut nichts verloren. Ebenfalls gilt es beim PC darauf zu achten, dass dieser idealerweise mit einem Vor-Ort-Service (mit fix definierter Reaktionszeit) gekauft wird. Typischerweise werden PCs mit einem Bring-In Service geliefert. Das bedeutet, dass der PC im Schadensfall zum Händler gebracht werden muss bzw. eventuell zum Hersteller gesandt wird. Somit ist mit einem Ausfall von mehreren Tagen/Wochen zu rechnen – ein Umstand, der für eines der wichtigsten Werkzeuge des Unternehmers nicht tragbar ist. Außerdem gilt es zu beachten, dass man, sobald man den PC zur Reparatur außer Haus gibt, auch seine Daten aus der Hand gibt. Daher ist ein Vor-Ort-Service zu empfehlen.

 

Monitor

Typischerweise werden heute Monitore in der Größenordnung um die 24“ verwendet. Wichtig ist, dass dieses Gerät gut an den Benutzer anpassbar ist (Höhenverstellung,…). So sind Sie im Bedarfsfall auch bestens für die Kontrolle eines Arbeitsmediziners gewappnet.

 

Drucker

Gerade bei den Druckern gibt es eine sehr große Bandbreite an Angeboten. Von kleinen Tintenstrahldruckern über Laserdrucker bis hin zu Multifunktionsgeräten ist alles möglich. Vor dem Kauf des Druckers muss man sich überlegen, wie viele Drucke/Monat gemacht werden sollen und welche Anforderungen man noch an das Gerät stellt (z.B. Scannen). Danach sollte man sich die Seitenpreise der einzelnen Modelle mit dem geschätzten Druckvolumen ausrechnen. Achtung: Nur weil ein Drucker günstig in der Anschaffung ist, heißt das noch lange nicht, dass er auch günstig im Betrieb ist!

 

Software

Eine der schwierigsten Entscheidungen ist die Wahl der Software. Angefangen vom Betriebssystem, Security Software (Virenschutz) bis hin zu Office Anwendungen, branchenspezifischer Software und Kommunikationslösungen (E-Mail) muss alles bedacht werden. Hier ist es auf jeden Fall empfehlenswert, einen Fachmann zu Rate zu ziehen. Denn auch bei der Software ist die Bandbreite an Möglichkeiten enorm groß.

 

Internetanbindung

Eine Anbindung an das weltweite Datennetz ist mittlerweile in keiner Branche mehr wegzudenken. Die Möglichkeiten reichen von mobiler Anbindung über Internetpakete via Telefonleitung bis hin zum Internet über das Kabelfernsehen. Beim Thema Internet gilt es, die Anforderungen zu definieren und die Angebote zu vergleichen. Kann ein Unternehmer auf den Ausfall des Internetanschlusses nur sehr schwer verzichten (z.B. beim Einsatz von Cloud-Produkten), sind eventuell auch sogenannte SLAs ein Thema – also eine Verpflichtung des Anbieters, dass er im Störungsfall binnen einer fix definierten Zeit den Schaden zu beheben hat.

 

Backup-Lösung

Gerade dieser Punkt wird sehr oft übersehen. Ein funktionierendes Backup ist wie eine Vollkaskoversicherung eines Autos: Wenn man keinen Schaden hat, ärgert man sich über die Kosten, wenn man aber einen Schadensfall hat, ist man ewig froh, dass man sie hat. Auch bei diesem Thema gibt es Auswahl wie Sand am Meer. Die einfachsten Lösungen sind Sicherungen auf externen Datenträgern. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass alles, was nicht automatisch durchgeführt wird, irgendwann niemand mehr macht – oder nur mehr sporadisch. Kommt es dann zu einem Datenverlust, kann es sehr leicht passieren, dass gerade die aktuellsten Dateien nicht auf der Sicherung vorhanden sind. Daher ist es sehr empfehlenswert, ein tägliches und vor allem automatisiertes Backup zu implementieren, welches idealerweise außer Haus aufbewahrt wird, da die Risiken sehr viel weiter reichen als das unbeabsichtigte Löschen einer Datei. Brände, Wasserschaden sowie Einbrüche sind häufig die Ursachen für Datenverlust. Auch auf die Haltung mehrere Backupstände sollte geachtet werden.

 

Last but not least: Die Wartung

Ist eine EDV-Landschaft erstmals implementiert, gilt es, diese in weiterer Folge auch zu warten. Security-, Virenschutz- und Programmupdates zählen genauso dazu wie der wiederkehrende Hardware-check der Systeme. Ein gut gewartetes System minimiert die „Down-Time“ der EDV. Hier gilt es proaktiv anstatt reaktiv zu denken.

 

 

 

 

 

Autor: Christoph Woisetschläger

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