Sicherer Datenaustausch in der Cloud: effizient, zeit- und kostensparend!
April 13, 2023 - 09:08
Wie tauschen Sie generell mit Ihren KlientInnen Dokumente aus?
Ganz einfach: Wir senden alle Dokumente an unsere Klienten nur noch digital über die Cloud-Lösung. Dazu nützen wir „Teamwork“ von dvo Software. Hier sind alle unsere Klienten registriert, sie haben ihren eigenen Zugang und ihren eigenen Bereich, wo wir ihnen ihre Auswertungen zur Verfügung stellen. Der umgekehrte Weg – vom Klienten zu uns – ist hingegen unterschiedlich. Immerhin 25 % unserer Klienten laden ihre Daten für die Personalverrechnung auch schon über die Cloud hoch. Sie können uns aber nach wie vor Dokumente per E-Mail schicken. Nur in Buchhaltung und Bilanzierung kommt noch vieles in Papierform.
Warum haben Sie sich dazu entschlossen, Ihren Klienten die Auswertungen ausschließlich über die Cloud zur Verfügung zu stellen?
Das liegt an der DSGVO. Als diese in Kraft trat, durften wir keine persönlichen Daten mehr unverschlüsselt per E-Mail versenden. Hier allen gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen war extrem mühsam, daher haben wir uns entschlossen vor allem Auswertungen mit personenbezogenen Daten nur mehr über die Cloudlösung von dvo bereitzustellen. Diese entspricht automatisch der DSGVO und wir können uns darauf verlassen, dass alles gesetzeskonform abläuft.
Wie funktioniert der digitale Datenaustausch im Detail?
Klienten laden über ihren Browser oder mit der App ihre Dokumente auf Teamwork hoch. Sobald ein neues Dokument eingetroffen ist, bekommen wir automatisch eine Nachricht. Für uns in der Kanzlei ist es sogar noch einfacher: Wir laden die Auswertungen direkt aus unseren Programmen in den richtigen Klientenordner hoch. Das braucht nur einen Klick. Der Klient bekommt automatisch ein E-Mail mit dem direkten Link zum Dokument.
Was sind die größten Vorteile für Sie und Ihre Klienten?
Der digitale Datenaustausch funktioniert in beide Richtungen wirklich schnell und einfach. Wir sehen sofort jedes Dokument, das hochgeladen wird und können gleich reagieren, wenn etwas fehlt oder falsch ist. Dadurch sind wir viel näher am Klienten – ein Vorteil für beide Seiten. Klienten haben auch den Vorteil, dass sie immer Zugriff auf ihre Dokumente haben. Sie können über die Volltextsuche ihre Dateien finden, was erheblich schneller funktioniert, als sie per Hand in einem Ordner zu suchen.
Und innerhalb der Kanzlei?
Seit wir in der Cloud arbeiten, sparen wir intern viel Zeit. Alle Mitarbeiter haben ständig auf alle Dokumente Zugriff, egal ob sie in der Kanzlei oder im Home Office sitzen. So können mehrere Mitarbeiter am selben Dokument arbeiten. Beim Jahresabschluss bearbeiten und aktualisieren zum Beispiel die Buchhalterin, der Bilanzierer und die Steuerberaterin dieselben Dokumente und wickeln auch die internen Rückfragen digital ab.
Welche Argumente überzeugen Ihre Klienten am meisten vom Datenaustausch in der Cloud?
Die Dokumente kommen ganz sicher bei uns an und sind sicher verwahrt. Man kann immer rückverfolgen, wer was wann damit gemacht hat, und kein Dokument ist löschbar, da wir ja eine Behaltefrist von mindestens sieben Jahren einhalten müssen. Was besonders wichtig ist: Für unsere Klienten ist der digitale Austausch völlig kostenlos. Gleichzeitig erspart er der Kanzlei Zeit, und da wir nach Zeit verrechnen, bedeutet das für die Klienten wiederum eine Kostenersparnis. Das ist am Ende auch unsere Aufgabe: dem Klienten Geld zu sparen.
Was halten Sie generell vom Thema Cloud-Software?
Das Thema muss man differenziert betrachten. Ich finde die Arbeit in der Cloud dann sinnvoll und für alle Seiten einfach, wenn gewisse Kriterien erfüllt werden. So muss der Provider den DSGVO-Kriterien entsprechen und der Cloud-Server muss in Europa liegen und nicht in den USA oder in China, wo die Datensicherheit vielleicht nicht gewährleistet ist.
Wollen auch Sie den Datenaustausch mit Ihren Klienten effizient, sicher sowie zeit- und kostensparend gestalten? Dann erfahren Sie mehr über dvo Teamwork oder kontaktieren Sie uns direkt für ein individuelles Beratungsgespräch.
Stichwörter: Cloud-Lösung, Cloud-Software, Datensicherheit, Digitalisierung, Dokumentenmanagement, Kanzlei-Digitalisierung, Kommunikationsplattform
