Die Belegbox im Einsatz bei Bubla & Bubla
Januar 22, 2019 - 08:06
Franz Nowotny: Immer mehr Ihrer Klienten senden ihre Belege online über die Belegbox in die Kanzlei. Wie stellen Sie Ihnen diese neue Möglichkeit vor?
Elisabeth Bubla: Unsere BuchalterInnen halten die Augen offen, für welche unserer Klienten die Belegbox relevant sein könnte. Diesen schlagen wir dann den Umstieg auf die Belegbox vor. Schließlich hat es große Vorteile auch für die Klienten, wenn sie ihre Originalbelege nicht mehr in die Kanzlei bringen müssen und zusätzlich jederzeit online darauf Zugriff haben.
Wie läuft es genau ab, wenn Sie einen neuen Klienten für die Belegbox registrieren?
Wir treffen alle Voreinstellungen in der Kanzlei, damit die Klienten nur noch ihre Belege in die passende Kategorie hochladen müssen. Das funktioniert sehr einfach: Sobald wir den Betrieb des Klienten der Belegbox zuordnen, schlägt das System automatisch die Belegkreise aus der Finanzbuchhaltung dieses Klienten vor. Aus diesen wählen wir aus, welche als Kategorien in die Belegbox übernommen werden sollen. So stimmen die Belegkreise in der Finanzbuchhaltung mit jenen der Belegbox überein.
Und der Klient?
Der Klient bekommt nun von uns seine Zugangsdaten und eine Liste seiner Kategorien. Damit kann er sich einloggen und seine Belege per Drag & Drop in den jeweiligen Upload-Bereich ziehen. Das kann er mit jeder Rechnung einzeln nach Erhalt machen, oder alle gemeinsam am Ende des Monats oder der Periode hochladen. Dabei muss er nur darauf achten, dass er die Belege den richtigen Kategorien zuordnet.
Wie schulen Sie Ihre Klienten auf den Webclient ein, und wie viel Aufwand ist das?
Mit den Zugangsdaten erhalten unsere Klienten auch das Handbuch der dvo. Das reicht in den meisten Fällen vollkommen aus. Wir hatten bisher nur eine Klientin, die zu uns in die Kanzlei gekommen ist, damit wir mit ihr die Schritte des ersten Uploads gemeinsam durchgehen.
Und wie geht man mit Kreditkartenabrechnungen in der Belegbox um?
Hier werden sowohl die Einzelbelege als auch die Kreditkartenabrechnung als einzelne PDF hochgeladen. Häufig können wir in der Kanzlei die Abrechnung mit den einzelnen Rechnungen zusammenklammern und das Programm wandelt sie zu einem einzigen Dokument um. Nur wenn ein größerer Betrag mit einem zu aktivierenden Gegenstand auf der Abrechnung steht, werden die Rechnungen einzeln verbucht.
Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Klienten wissen, ob ein Buchhaltungszeitraum – wie zum Beispiel die UVA-Periode – abgeschlossen ist?
Die meisten unserer Klienten laden die gesamte Buchhaltung auf einmal hoch. In diesen Fällen ist es für beide Seiten eindeutig, dass die Buchhaltungsperiode abgeschlossen ist, und der Klient erhält die Auswertungen von uns. Lädt ein Klient seine Belege einzeln hoch, muss er uns per E-Mail benachrichtigen, sobald sein Upload vollständig ist.
Wie kontrollieren Sie nun die Belege Ihrer Klienten?
An diesem Vorgang hat sich durch die Belegbox nichts geändert. Unsere BuchhalterInnen kontrollieren weiterhin jeden Beleg und entscheiden, wie er verbucht wird. Mit dem Unterschied, dass er nun nicht mehr ausgedruckt vor einem liegt, sondern auf dem Bildschirm aufgerufen wird. Ich empfehle dazu zwei Bildschirme zu verwenden, das vereinfacht die Arbeit mit der Belegbox zusätzlich.
Haben Sie auch noch andere Tipps für die Arbeit mit der Belegbox?
Es zahlt sich aus, sich die Zeit dafür zu nehmen und die Belegbox voranzutreiben. Dafür ist es sinnvoll eine zuständige Person in der Kanzlei zu haben, die sich damit beschäftigt und auch die laufenden Neuerungen weitergibt. Ein wichtiger Punkt ist auch, dass die Stammdatenverwaltung ordentlich geführt wird. Vor allem die UID-Nummer des Klienten sollte hier eingetragen sein, damit die OCR-Erkennung des Systems die korrekten UID-Nummern seiner Lieferanten und Kunden übernehmen kann.
Ihre Kanzlei ist ISO-zertifiziert, Qualität hat also einen hohen Stellenwert. Wie lässt sich das Qualitätsmanagement bei digital angelieferten Belegen und Buchungen sicherstellen?
Wichtig ist, dass alle Dokumente als PDF angeliefert werden, Belege daher nicht veränderbar sind. Den Rest macht das Programm. Wir können darauf vertrauen, dass gesetzliche Grundlagen von der Software berücksichtigt werden und dass die automatischen Abläufe im Hintergrund auch funktionieren. Wie zum Beispiel, dass beim Verbuchen eines Kontos die Eingaben automatisch in die Saldenliste übernommen werden. Diese Grundlagen müssen wir nicht mit jeder Buchung überprüfen.
Wie kann man sich in der Buchhaltung gut organisieren, wenn die Daten und Belege aus verschiedenen Quellen angeliefert werden?
Wir arbeiten mit Checklisten. Hier halten wir pro Klient fest, welche Daten woher kommen, wann sie hochgeladen wurden, wann und von wem sie bearbeitet wurden und wann die Auswertungen an den Klienten übermittelt wurden. Auch das ist Teil der Qualitätssicherung im Rahmen der ISO-Zertifizierung.
Eine Sorge in den Kanzleien ist, dass durch Digitalisierung und Automatisierung die persönliche Betreuung und der Kontakt zum Klienten zu kurz kommen. Welche Erfahrungen haben Sie gemacht?
Der Kontakt kommt keinesfalls zu kurz. Speziell bei der Einführung der Belegbox ist die persönliche Kommunikation intensiver als sonst. Die Klienten freuen sich, wenn ein Sachbearbeiter für sie da ist, um ihnen weiterzuhelfen. Und wenn die Belegbox einmal läuft, ist mehr Zeit für die Beratung da. Es gibt mehr zu tun denn je.
Stichwörter: Automatisierung, Belegarchivierung, Belegbox, Digitalisierung, Dokumentenmanagement, DSGVO, Forderungsmanagement, Online-Buchhaltung, steuerberater, taxpo
