Die Krise braucht Helden
Juni 3, 2020 - 08:49
WEBINAR-TIPP: WIE ORGANISIERE ICH MICH ALS KANZLEI, UM KLIENTEN OPTIMAL IN DER KRISE ZU BETREUEN?
mit Führungsexperte und Wirtschaftspsychologe Johannes Rascher und Dr. Rainer Haude, dvo Software
9. Juli 2020, 13 Uhr, Jetzt anmelden zum kostenlosen Webinar
Sigrun Saunderson: Sie stellen ja seit Jahrzehnten Dienstleistungen speziell für die Steuerberaterbranche zur Verfügung. Was ist in Ihren Augen besonders wichtig, um eine Kanzlei erfolgreich zu führen?
Rainer Haude: Steuerberater haben zwei große Themen: Erstens, dass sie genügend Klienten haben und nicht in der Kostenfalle landen, und zweitens, dass sie gute Mitarbeiter finden. In beiden Bereichen ist eines unerlässlich: eine Positionierung. Anstatt also in Bauchladen-Manier quer durch die Bank alle Klienten ansprechen zu wollen, ist es bei Weitem effektiver der Kanzlei ein klares Profil zu verleihen und damit für genau die passenden Klienten, aber auch für die passenden Mitarbeiter, attraktiv zu werden.
Wie kann so eine Positionierung beispielsweise aussehen?
Kanzleien können sich auf bestimmte Branchen, Themen oder Unternehmensgrößen spezialisieren. Oder sie können durch eine besonders moderne Arbeitsweise für Klienten und Mitarbeiter ausgesprochen interessant werden. Wenn eine Kanzlei ihren Klienten zum Beispiel ein gutes Online-Service bieten kann, wird sie speziell junge und fortschrittliche Unternehmen ansprechen. Und mit einer automatisierten Kanzlei-Organisation wie dem WT.Organizer fühlen sich motivierte und bestens ausgebildete Mitarbeiter gleich am richtigen Platz.
Was macht „Corona“ mit der Steuerberater-Branche?
Ich habe den Eindruck, dass das auch von den einzelnen Steuerberatern selbst abhängt. In einer Krise sehen wir uns sehr schnell als machtlose Opfer. Alles verändert sich, manche Steuerberater haben Angst, dass sie in sechs Monaten vielleicht weniger Klienten und dafür zu viel Personal haben. Und andere reagieren aktiv, gestalten ihre Kundenbeziehungen neu und freuen sich vielleicht sogar, dass in sechs Monaten gutes Personal zu haben sein wird. Sie sehen die Krise als Chance.
Und wie sehen Sie das?
Ich sehe die Steuerberater als mögliche Helden in der Krise. Sie werden doch jetzt mehr gebraucht denn je! Ihre Klienten sind auf wirtschaftliche Beratung angewiesen, um durch die Krise zu kommen.
Was können Steuerberater tun, um selbst gut durch die Krise zu kommen?
Jetzt, wo vieles im Home Office abläuft, machen sich zwei Dinge besonders bezahlt: Zum einen sind es Kanzleimitarbeiter, die an selbstverantwortliches Arbeiten gewöhnt sind. Sie können sich auch vom Home Office aus organisieren, denken mit und können die Klienten so besser unterstützen. Eine Kanzlei, die sich erst in diese Richtung organisieren muss, kann hingegen nur eingeschränkt für ihre Klienten da sein.
Und die zweite Voraussetzung?
Das ist eine Software, die diese Selbstorganisation der Kanzlei auch unterstützt. Dazu gehört, dass sämtliche Daten und Programme online und daher ortsunabhängig zur Verfügung stehen. Im Home Office kann man einem Mitarbeiter nicht mehr Papierlisten auf den Tisch legen. Daher muss eine moderne Kanzleisoftware auch alle Abläufe innerhalb der Kanzlei mit Prozessen und Workflows unterstützen.
Heißt das auch, dass man als Steuerberater seine Klienten komplett online betreuen kann?
Natürlich. Und zwar vom eingescannten Beleg des Klienten bis zur Bilanz, und von Home Office zu Home Office. Wir haben alle Tools dafür. Mit „dvo Teamwork“ können Steuerberater digitale Akten für ihre Klienten anlegen und auch Belege, Analysen, Statistiken und Berichte online austauschen. Über eine eigene App sieht der Klient, welche Dokumente ihm sein Steuerberater zur Verfügung gestellt hat. Für all diese Vorgänge braucht es längst kein Papier mehr. Das Online-Arbeiten funktioniert aber nur, wenn die Programme in der Cloud liegen.
Die Arbeit in der Cloud ist manchen Steuerberatern immer noch fremd. Warum eigentlich?
Zum Teil liegt das vielleicht an einer gewissen Bequemlichkeit. Jede Veränderung ist ja zunächst mit Aufwand verbunden. Gleichzeitig bietet der Schritt in die Cloud aber auch die Chance, Arbeitsschritte zu überdenken und die Kanzlei intern neu zu organisieren. Ein zweiter Grund ist die Frage der Datensicherheit, die gerade für Steuerberater besonders wichtig ist.
Ist die Datensicherheit in der Cloud wirklich gewährleistet?
Und wie! Das Arbeiten in der Cloud funktioniert sehr zuverlässig. Alle dvo Programme und Datensicherungssysteme liegen in Rechenzentren in Österreich und in Deutschland, sind also strengem EU-Recht unterworfen. Dahinter steht eine umfangreiche IT, die sich für eine einzelne Kanzlei nur rechnen würde, wenn sie sehr viele Arbeitsplätze und Klienten hat. Dieser Aufwand für modernste Sicherungstechnik ist nur sinnvoll, wenn man skaliert. Und genau das tun wir als dvo. Wir stellen qualitätsvolle Tools und die besten Sicherheitssysteme zentral zur Verfügung, und die Kosten dafür können auf viele Kunden aufgeteilt werden.
Apropos Kosten: Wie bezahlt man für Cloud-Software?
Cloud-Software verursacht keine einmalige hohe Investition, sondern lässt sich mit planbaren monatlichen Gebühren viel einfacher finanzieren. Dadurch werden die IT-Kosten für die Kanzlei leicht kalkulierbar. Insgesamt bedeutet das eine Art Demokratisierung der aufwändigen IT – was ja auch die ursprüngliche Idee der dvo war. Auch damals hatten die österreichischen Steuerberater überlegt, wie sie die damals neue, teure IT für Kanzleien nützen könnten. Sie haben sich zusammengeschlossen, die dvo gegründet und konnten sich so die Technologie gemeinsam leisten.
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