Die Schuhschachtel wird digital

August 30, 2017 - 13:05

Wenn Klienten ihre Belege als Scans hochladen, haben alle was davon. dvo-Geschäftsführer Franz Nowotny im Expertengespräch mit Mag. Ursula Böhm und Mag. Josef Gruber (Intertreu Steuerberatungs GmbH).

Sie sind ja in Sachen Digitalisierung als sehr innovativ bekannt. Gehen Ihre Klienten auch so schnell mit der Umstellung auf digitale Prozesse mit?

Unser Job ist nicht nur die Beratung, sondern auch die Datenverarbeitung. Daher nutzen wir in der Kanzlei alles, was uns von unserem Software-Anbieter angeboten wird. Manche Klienten stellen hingegen nur nach und nach um. Was wir zum Beispiel bereits umfassend eingeführt haben, ist der Zugriff auf die Bankdaten unserer Mandanten. Mit dem dvo-Bankdatenimport können wir die Daten einfach einlesen, das erleichtert die Arbeit ungemein. Diese Umstellung  war aber relativ einfach durchzusetzen, schließlich muss der Mandant dafür gar nichts tun.

Wie sieht es mit dem Datenaustausch zwischen Ihrer Kanzlei und den Klienten aus – zum Beispiel im Belegmanagement?

Wir haben vor einem halben Jahr die Belegbox eingeführt und ich bin hundertprozentig überzeugt, dass sie funktionieren wird. Es wird nur ein bisschen dauern. Denn dafür muss der Mandant seine eigenen Arbeitsabläufe ein wenig verändern und wir müssen ihm die neuen Prozesse erklären. Einige Klienten verwenden sie bereits und wir testen gerade die Abläufe.

Und wie funktioniert die Arbeit mit der Belegbox genau?

Der Mandant scannt seine Belege oder fotografiert sie ab und lädt sie als PDF einfach online hoch. Er bekommt von uns einen Zugang mit Mandantennummer und Passwort zu seiner persönlichen Belegbox. Den Originalbeleg legt er dann bei sich ab.

Das klingt ja alles recht einfach.

Ist es auch. Wir haben unseren Mandanten sogar eine eigene App zur Verfügung gestellt, mit der sie ihre Belege fotografieren und gleich als PDF direkt aus der App hochladen können. Das erspart noch einmal einen Arbeitsschritt.

Welche Vorteile ergeben sich durch dieses „intelligente Belegmanagement“ für Ihre Kanzlei?

Wir werden dadurch überhaupt keinen Aufwand mehr mit dem Handling von Belegen haben. Wenn wir die Finanzbuchhaltung eines Mandanten öffnen,  bekommen wir automatisch einen Hinweis, falls neue, ungebuchte Belege in seiner Belegbox liegen. Da fallen viele Ordner und Zettel weg – und natürlich auch das damit verbundene Handling. Wir haben alle Belege digital erfasst und müssen nichts mehr kopieren oder in Ordnern ablegen – und dann auch wieder dort suchen. Tatsächlich müssen wir Belege überhaupt nicht mehr suchen: Hinter jedem Buchungssatz wird der Beleg hinterlegt, der sich dann automatisch öffnet, wenn man den Buchungssatz anklickt. Besonders bei einer Betriebsprüfung ist das eine enorme Erleichterung, weil die Betreuung des Betriebsprüfers zu großen Teilen wegfällt. Und wenn Mandanten in Zukunft ihre Belege regelmäßig hochladen, sobald sie sie erhalten, dann buchen wir auch mehrmals monatlich. Das ist effizienter und wir vermeiden die Spitzen zum 15. des Monats.

Und was bringt die Belegbox den Mandanten?

Zum Einen brauchen sie nicht mehr mit ihren Belegen zu uns fahren. Aber sie müssen sie auch nicht mehr selbst sortieren, sondern laden sie einfach hoch. Sie können selbst jederzeit in ihre Belegbox einsteigen und dort mit der Suchfunktion jeden Beleg einfach finden.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Umstellung auf digitale Belege?

Ich muss dem Klienten die Vorteile erklären und er muss es dann auch tun. Wer die letzten 30 Jahre seine Belege sortiert und in Schuhschachteln gesammelt hat, stellt sich vielleicht nicht so einfach um. Man darf nicht vergessen, dass wir in unserer Branche besonders administrationsaffin sind. Das ist nicht jeder Mandant. Für viele ist das Zettelwerk ein Alptraum und jede Veränderung ist ein großer Schritt.

Und wie läuft die Umstellung innerhalb der Kanzlei ab?

Selbstverständlich müssen sich auch unsere Mitarbeiter mit den neuen Prozessen vertraut machen. Doch abgesehen davon haben wir mit der Belegbox keinen Aufwand. Sowohl die Software als auch die Daten liegen zur Gänze im Rechenzentrum von dvo Software. Noch betreiben wir zwar einen eigenen Server, aber in Zukunft wollen wir uns ohnehin mit allen unseren Daten komplett ins Rechenzentrum verlegen. Allein schon wegen der weitaus besseren Datensicherheit dort.

In Ihrer Kanzlei ist die Digitalisierung schon weit fortgeschritten. Welche Empfehlung haben Sie für Kollegen? Eher frühzeitig Prozesse umstellen, oder abwarten, bis sich bestimmte Standards oder Usancen etabliert haben?

Ich bin definitiv für frühzeitiges Umstellen, damit ich die Prozesse auch testen kann und damit ich nichts versäume. Man kann natürlich abwarten, aber ich glaube nicht, dass das schlau ist. Denn dann werden die Veränderungsschritte zu groß und die Mitarbeiter müssen völlig neu geschult werden. Wir achten daher darauf, dass wir mit allem immer auf dem neuesten Stand sind.