Die Dokumente im Unternehmen – ablegen und jederzeit wiederfinden!
Oktober 29, 2015 - 14:34
Kennen Sie das?
Jeden Tag werden in Unternehmen große Mengen an Dokumenten, Dateien und Informationen erstellt, bearbeitet, abgelegt und gesucht. Jeden Tag erhalten wir darüber eine riesige Menge an Informationen – jetzt mal ehrlich: Prägen sich alle Mitarbeiter jedes Dokument ein, um später zu wissen, wo welche Information wieder gefunden werden kann? Vielleicht? Möglicherweise? Ganz sicher nicht.
Manche Mitarbeiter sind sehr gut organisiert in der Ablage ihrer Unterlagen, arbeiten mit entsprechenden Ordnern im Aktenschrank, im Mail-Programm sowie auf den Netzlaufwerken, benennen Dateien und Trennblätter aussagekräftig – verwenden aber sehr viel Zeit dafür. Trotzdem wird es schwierig, wenn sich ein anderer Mensch dann darin ohne Anleitung zurechtfinden muss. Noch viel schwieriger wird es bei Menschen mit wenig Bezug zu organisatorischen Agenden, Zeitmangel oder mit Aushilfskräften für die Ablage – die Dokumente und Unterlagen sind zwar ganz bestimmt da – nur wo genau lässt sich dann sehr oft nicht mehr feststellen.
Was wäre wenn…
… alle Dokumente, egal welchen Ursprungs, für alle Mitarbeiter zentral abgelegt und nach vielfältigen Suchkriterien abgefragt werden können?
… trotzdem jeder Mitarbeiter nur jene Dokumente und Inhalte sieht, für die er befugt ist?
… alle diese Unterlagen zentral gesichert werden können?
… sich alle Dokumente und Unterlagen nach den für Ihr Unternehmen optimalsten Arbeitsabläufen anpassen?
… viel Arbeitszeit, Geld, Ressourcen etc. eingespart werden kann?
Dokumentenmanagementsysteme – kurz DMS genannt - versprechen Lösungen zu all diesen Anforderungen.
Der Nutzen von Dokumentenmanagementsystemen
Dokumentarten nach Ursprung
Mit dem Einsatz eines DMS können alle im Unternehmen ein- und ausgehenden Dokumente unabhängig vom Ursprung (e-mail, Post, Kopien, selbst erstelle Dateien) thematisch oder nach Arbeitsabläufen strukturiert abgelegt werden.
Dazu bieten viele DMS-Systeme die Möglichkeit, Dokumente mit Workflows – vordefinierten Arbeitsabläufen - zu versehen. Geht beispielsweise vom Lieferanten eine neue Preisliste ein, könnte ein solcher Workflow so aussehen, dass die Preisliste zuerst an den Einkauf und nach dessen Bestätigung an die Datenerfassung zur Aktualisierung des Bestellwesens geht. Nach der Bearbeitung in der Datenerfassung ist das Dokument als erledigt markiert, kann jedoch jederzeit durch umfangreichen Suchkriterien wie Lieferant, Datum, Produkt uvm. wieder gefunden werden.
Der allgemeine Posteingang eines Unternehmens könnte beispielswiese im DMS-Posteingang des Sekretariats einlangen, wird dort durchgesehen, optional mit Schlagwörtern versehen und an die einzelnen Abteilungen delegiert, welche das Dokument in ihren Posteingangslisten sehen.
Sonstige Unterlagen
In einem Unternehmen gibt es jedoch noch viel mehr an wertvollen Informationsmaterial und Unterlagen wie z.B. Vorlagen (für Briefe, Checklisten, Berechnungstabellen, etc), Produktbeschreibungen, Besprechungsprotokolle, Anleitungen, Beschreibungen usw., die vielleicht nicht täglich, aber wiederkehrend gebraucht werden.
All diese Unterlagen können in einem DMS abgelegt und durch eine aussagekräftige Beschlagwortung auf Knopfdruck gefunden werden.
Zeitaufwand versus Zeitersparnis
Außer Frage steht, dass ein Dokumentenmanagementsystem Zeitaufwand versursacht. Zu Beginn, muss überlegt werden, welche Dokumentarten das Unternehmen verwalten muss, das DMS muss implementiert wird und die Mitarbeiter eingeschult werden. Ist das DMS in Betrieb genommen, müssen die Dokumente eingescannt und beschlagwortet werden.
Die erste große Zeitersparnis entsteht jedoch gleichzeitig damit, dass bestehende Arbeitsabläufe durchleuchtet werden und die Automatiken eines DMS diese wesentlich erschlanken lassen.
In der Folge stellt sich eine weitere wesentliche Effizienzsteigerung ein, da der Zeitaufwand für die händische Ablage, die Suche nach Dokumenten, die Wiederbeschaffung von Unterlagen sowie Arbeitsfehler aufgrund fehlender Informationen und Unterlagen wegfallen.
Anschaffung und Inbetriebnahme
Für die Anschaffung und Inbetriebnahme wird Ihr DMS-Partner Sie durch folgende Schritte führen:
Bei der fachlichen Analyse wird überprüft, welche Dokumente es gibt, welche Arbeitsabläufe daran geknüpft sind und wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf.
Die technische Analyse prüft, ob vorhandene Server und der Speicherplatz genützt werden können, ob der Betrieb in einem Rechenzentrum vorteilhafter wäre und welche Scanner geeignet sind.
Ihr DMS-Partner erarbeitet anhand der Analyseergebnisse mit Ihnen das Konzept, wie Ihre Dokumente und Arbeitsabläufe im DMS optimal abgebildet werden können, sowie den Zeitplan für die Umsetzung.
Im nächsten Schritt installiert Ihr DMS-Partner die Software, bildet mit der Konfiguration alle Anforderungen ab und koordiniert die Testphase.
Den Abschluss des Projektes bilden die Übergabe der Dokumentation sowie die Einschulung der Mitarbeiter.
Autorin: Martina Jungert-Deutner
Stichwörter: Ablage, Akten, Beschlagwortung, Datenerfassung, DMS, Dokumentenablage, Dokumentenarten, Dokumentenmanagementsystem, Dokumentenverwaltung, Effizienzsteigerung, Rechenzentrum, Scanner, Schlagwörter, Server, Speicherplatz, vordefinierte Arbeitsabläufe
