Klientendaten importieren: So geht’s

Juni 5, 2019 - 13:34

Mag. Rudolf Waidhofer, Geschäftsführer der K&W Kowarik & Waidhofer Steuerberatungs-KG in Wien, sprach mit Renate Benedict (dvo) darüber, wie seine Kanzlei die Klientendaten digital in die Software übernimmt.    

Renate Benedict: Klienten verwenden ja ganz unterschiedliche Software. Wie schaffen Sie es, deren Daten trotzdem in Ihr Kanzleisystem zu importieren?

Rudolf Waidhofer: Prinzipiell versuchen wir immer Daten, die der Klient bereits elektronisch erfasst hat, auch bei uns elektronisch zu verwenden. Diese erst auszudrucken und in der Kanzlei noch einmal händisch zu erfassen wäre ein unnötiger Systembruch. Wenn also Klienten bereits Programme, wie Fakturierung oder Kassensysteme, in Verwendung haben, dann wollen wir Schnittstellen schaffen, mit denen wir diese Daten in unsere dvo-Programme einlesen können.

Wie lässt sich eine solche Schnittstelle einrichten?

Dabei verlassen wir uns auf das technische Know-how von dvo. Wir lassen uns zunächst vom Klienten eine Datei schicken, zum Beispiel einen Datenexport aus dem Fakturierungsprogramm, die wir an dvo weiterleiten. Die Techniker dort prüfen anhand des Aufbaus der Datei, ob dafür eine Schnittstelle machbar ist, und erstellen diese dann auch. Manchmal verschaffen wir uns auch vor Ort beim Klienten einen Eindruck von seinem Programm.

Mit welchen Schnittstellen arbeiten Sie und welche benutzen Sie in der Praxis am häufigsten?

Am häufigsten verwenden wir den Bankdatenimport von dvo. Mit dieser Schnittstelle können wir die Excel-Datei des Kontoauszugs importieren oder auch direkt mit dem Datenübertragungsformat der Banken, dem camt.053, arbeiten. Das spart immens viel Arbeit und verhindert auch Tippfehler. Allerdings fehlt es da bei manchen Banken noch an Know-how. Wenn man aber einen Betreuer erwischt, der sich auskennt und die Verknüpfung zu unserem Telebanking herstellt, dann funktioniert es gut.

Und für den direkten Datenaustausch mit den Klienten?

Für das Einspielen von Daten aus der Klientensoftware nutzen wir meistens die Buchungserfassung BuErf, für die dvo eine praktische Excel-Vorlage erstellt hat. Damit können wir Eingangsrechnungen oder Kassabewegungen, die der Klient als Excel-Datei liefert, sehr einfach in die dvo-Buchhaltung übertragen. Das ist besonders nützlich, wenn Klienten verschiedene Excel-Daten verwenden.

Wie groß schätzen Sie den Aufwand ein, um eine solche Standardschnittstelle für einen Klienten einzurichten?

Bei kleineren Klienten brauchen wir zirka zwei bis drei Stunden zum Einrichten und Kontrollieren, ob auch alles richtig übertragen wird. In Ausnahmefällen kann es auch länger dauern, das hängt von der Qualität der Excel-Datei des Kunden ab. Danach aber ersparen wir uns für die Zukunft das händische Buchen jedes einzelnen Belegs für diesen Klienten.

Und wenn diese Standardschnittstellen bei einem Klienten nicht funktionieren?

Mit Hilfe der dvo kann man natürlich eine individuelle Schnittstelle einrichten. Da muss man allerdings abwägen, ob sich der Aufwand dafür auch lohnt. Seit wir mit BuErf und Bankdatenimport arbeiten, haben wir aber noch keine Individuallösung gebraucht.

Die dvo ist Ihr Partner im Bereich Schnittstellen. Wie erfahren Sie die Zusammenarbeit?

Die funktioniert sehr gut, genauso wie der laufende Support. Die dvo ist immer bemüht Schwierigkeiten zu lösen, auch wenn es bei komplexen Dingen einmal etwas länger dauern kann.

Was erwarten eigentlich Klienten in Sachen Digitalisierung von den Kanzleien?

Gerade jüngere, neue Klienten stehen digitalisierten Prozessen sehr positiv gegenüber. Wir sehen uns da auch als kompetenter Ansprechpartner, noch bevor ein Klient sich für eine bestimmte Software entscheidet. Denn wenn Klienten Programme verwenden, die auch wir verwenden, vereinfacht das die Prozesse ungemein.

Lassen sich durch die Digitalisierung manchmal auch Prozesse optimieren?

Das kann passieren. Ein Beispiel: Bisher haben wir immer zum Monatsende gebucht, wenn alle Belege des jeweiligen Monats im Haus waren. Seit wir die Belegbox verwenden, können Klienten uns ihre Belege elektronisch übermitteln, sogar tagesaktuell, wenn sie wollen. Das bedeutet auch, dass wir die Belege in Zukunft laufend buchen könnten, so wie sie eintreffen. Damit wäre die Buchhaltung für den Klienten aktueller, wenn er das möchte.

Wie handhaben Sie die Themen rund um die Digitalisierung intern? Gibt es einen Verantwortlichen dafür in Ihrer Kanzlei?

Hauptverantwortlich für die Digitalisierung bin ich selbst, bei der Umsetzung unterstützen uns die Experten von dvo. Und auch die MitarbeiterInnen werden anhand der jeweils konkreten Fälle geschult, kennen sich immer besser aus und teilen ihr Wissen dann mit jenen, für die es noch neu ist. Das Wissen breitet sich also langsam automatisch aus.

Welche Bedeutung werden Schnittstellen Ihrer Meinung nach in Zukunft haben?

Die Programme werden immer besser, was heute noch nicht digital funktioniert, wird in Zukunft wahrscheinlich ebenfalls digitalisiert werden. Und es gibt so viele verschiedene Systeme ... ohne Schnittstellen werden einige Klienten mit der Zeit Kanzlei wechseln. Wenn man sich damit nicht auseinandersetzt, wird man am Markt Schwierigkeiten haben.

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