Mit der Belegbox in die Digitalisierung einsteigen

Juni 20, 2018 - 09:51

Bilanzbuchhalterin Romana Lindenberger erzählt dvo-Geschäftsführer Franz Nowotny über ihre ersten Schritte mit der Belegbox und wie sie nun die Digitalisierung in ihrer Kanzlei vorantreiben will. 

 

Franz Nowotny: Sie haben mit der Belegbox schon einige Erfahrungen gesammelt. Wie geht es Ihnen damit?

Romana Lindenberger: Ich verwende das Tool jetzt seit rund einem Jahr und setze es derzeit bei 18 Klienten ein. Meine MitarbeiterInnen und auch ich selbst sind von diesem neuen Werkzeug begeistert. Wenn wir die Belege elektronisch vor uns haben, geht die Arbeit viel rascher, was auch für meine Klienten einen Kostenvorteil bewirkt.  

Die Belegbox erspart Ihnen also eine Menge Zeit?

Auch mit der Belegbox hat man einen gewissen Handling-Aufwand, allerdings wesentlich weniger als im traditionellen Papiersystem, weil die internen Abläufe rationalisiert werden. Die Belege sind im Buchungsprogramm mit den Buchungszeilen verknüpft. Ich kann daher den zu einer Buchung gehörenden Beleg einfach anklicken und aufrufen. Dadurch ist es einfach, Buchungen nachzukontrollieren. Auch Nachfragen durch die Finanzbehörde können prompt beantwortet und einzelne Belege unkompliziert zur Verfügung gestellt werden. Aber die Zeitersparnis war nicht meine Hauptmotivation dafür die Belegbox einzuführen.

Welcher war dann der wichtigste Grund?

Ich erhoffe mir zukünftig eine wesentliche Verringerung von Stauraum für die Unterlagen meiner Klienten. Derzeit verwende ich Räume mit insgesamt 15 Quadratmetern nur für das Papierarchiv. Wenn ich alle Belege nur noch elektronisch aufbewahre, könnte ich einen Raum ganz anders nutzen, zum Beispiel als Arbeitsplatz für weitere MitarbeiterInnen.

Wie haben Sie den Einstieg in die Digitalisierung mit der Belegbox erlebt?

Natürlich war die Einführungsphase von einem vermehrten Kontrollaufwand und Parallelitäten alt/neu geprägt. Durch die Schulung und den Support der dvo sowie die Offenheit meiner MitarbeiterInnen neuen Technologien gegenüber konnten die Vorteile rasch genutzt werden. Zukünftig möchten wir nur noch über die Belegbox buchen; das Papierarchiv wird weitgehend Vergangenheit werden.

Könnte die Belegbox in Ihren Augen als Einstiegstool für Digitalisierungsneulinge dienen?

Ja, auf alle Fälle. Es macht Spaß mit der Belegbox zu arbeiten. Das Tool ist auch für wenig technikaffine Menschen einfach zu bedienen – und es ist keine große Investition.

Und wie nehmen Ihre Klienten die Belegbox auf?

Zum Teil scannen wir selbst die Belege unserer Klienten in die Belegbox. Einige interessierte Klienten haben wir auch bereits von den Vorteilen überzeugt, ihre Belege selbst einzuscannen. So können auch sie jederzeit elektronisch darauf zugreifen. Ein ganz wichtiges Argument dafür ist: dvo stellt sicher, dass die Belege entsprechend der gesetzlichen Fristen gespeichert bleiben und die Räumlichkeiten zur Aufbewahrung von Unterlagen fallen auch beim Klienten weg.

Welchen Unterschied wird das im Kontakt mit den Klienten machen?

Die Einführung der Belegbox wird sicher aus meiner Kanzlei keine „Online-Kanzlei“ machen. Durch die Nutzung der neuen Technologie fällt bei mir, aber auch beim Klienten, der eine oder andere Weg weg und traditionelle Tätigkeiten werden vereinfacht, was wiederum Kosten spart. Der wichtige persönliche Kontakt mit den Klienten wird sich aber kaum ändern.

Wie geht es nun bei Ihnen weiter mit der Digitalisierung?

Ich bin überzeugt, dass die kontinuierliche Prozessoptimierung in unserer Branche ein Schlüssel für eine erfolgreiche Zukunft ist. Im Zusammenhang mit der Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung wurde bei mir kürzlich ein weiteres Tool installiert: Die DocuWare digitalisiert nun alle meine Steuerakten und sämtlichen Schriftverkehr. Dazu werden alle Dokumente eingescannt und mittels DocuWare mit den gleichen Sicherheitsfeatures wie bei der Belegbox gespeichert. Der „WT Organizer“ in Kombination mit der DocuWare gestattet eine entsprechend komfortable Visualisierung der Dokumente. Als nächsten Schritt plane ich den elektronischen Bankdatenimport, ebenfalls mit einem Tool von dvo.

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