Schritt für Schritt zur papierlosen Kanzlei

November 14, 2017 - 13:52

Franz Nowotny, Geschäftsführer bei dvo Software, im Expertengespräch mit Mag. Stephan Greiner, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater in Wien.

Franz Nowotny: In welchem Ausmaß ist Ihre Kanzlei bereits digitalisiert?
Stephan Greiner: Auf einer Skala von 0 bis 10 würde ich sagen, wir liegen bei 7. Wir verwenden durchaus noch Papier im Büro, und das wird sich auch nicht ändern. Aber was elektronisch möglich ist, das machen wir auch elektronisch. Wir sind also diesbezüglich hybrid unterwegs: digital und analog.

Franz Nowotny: Und wie sind Ihre Erfahrungen damit?
Stephan Greiner: Durchwegs gut. Wir erreichen durch die Digitalisierung eine sehr hohe Dokumentation unseres Tuns, wissen zum Beispiel immer, wer welche E-Mails an wen geschickt hat. Durch die Verwendung der Workflows wissen wir auch immer, wo ein bestimmter Arbeitsablauf gerade steht. Das ist vor allem im Falle von Mitarbeiterwechsel, Krankenständen und Urlauben wichtig, denn dadurch kann man Arbeiten deutlich einfacher übergeben. Im Umgang mit Klienten und Behörden können wir schnell reagieren und uns dadurch immer höchst kompetent zeigen. Ich kann zum Beispiel schon während eines Telefonats das angeforderte Dokument per E-Mail oder Fax elektronisch versenden.

Franz Nowotny: Wie haben Sie Ihre Kanzleiorganisation modernisiert? Welche Schritte haben Sie gesetzt, um dorthin zu kommen, wo Sie jetzt sind?
Stephan Greiner: Wir haben eigentlich schon von Beginn an digital gearbeitet, so weit es eben in dieser Zeit möglich war. Schon Ende der 1980er-Jahre hatten wir zwei PCs in der Kanzlei und eine einfache Leistungserfassung per Computer sowie die damals übliche Buchhaltungs- und Personalverrechnungssoftware. Daneben gab es aber ein umfangreiches Papierbüro. Als wir dann im Jahr 1992 unseren ersten Server anschafften, haben wir uns eine File- und Ordnerstruktur überlegt, die den gewohnten Handakt elektronisch abbildet und auf den Server überträgt. So ist die Struktur entstanden, die wir bis heute nahezu unverändert weiterführen. Wir haben damals schon fast alle Dokumente digital erstellt und elektronisch gespeichert, aber gleichzeitig auch ausgedruckt und in Ordnern abgelegt.

Franz Nowotny: Die Kanzlei war also von Anfang an sehr gut organisiert?
Stephan Greiner: Auf jeden Fall. Unsere bestehende Struktur konnten wir dann relativ einfach in die Kanzleiorganisations-Software WT.Organizer übertragen, die für uns viele interne Prozesse automatisiert. Inzwischen sind Klienten und Mitarbeiter mehr geworden. Wir sind von zwölf Mitarbeitern im Jahr 1992 auf derzeit über 50 angewachsen. Damit sind die Akte mehr und die Kästen enger geworden. Daher auch die Entscheidung für den nächsten Schritt: Wenn wir etwas elektronisch bekommen, wollten wir es in Zukunft nicht mehr ausdrucken, sondern gleich elektronisch ablegen. Also haben wir nach Systemen gesucht, die eine einfache Archivierung unserer verschiedenen Medien ermöglichen. Dazu haben wir uns unterschiedliche Produkte angesehen.

Franz Nowotny: Schließlich haben Sie sich dann für docuware entschieden. Was hat Sie hier überzeugt?
Stephan Greiner: Ganz wichtig war uns, dass wir keine eigene Schnittstelle zwischen dem WT.Organizer und einer neuen Dokumentenverwaltung entwickeln lassen wollten. Auch IT-Experten haben uns geraten, etwas zu verwenden, das schon entwickelt ist, da sonst zusätzliche Probleme auf uns zukämen. 2016 hat uns dvo gezeigt, wie docuware mit dem WT.Organizer zusammenarbeitet, und das hat uns überzeugt. Mit docuware können wir auch alle E-Mails aus Outlook heraus, aber auch Verträge und Dokumente in Papierform elektronisch ablegen und mit dem jeweiligen Klienten verknüpfen. Rückwirkend betrachtet war das eine richtige Entscheidung.

Franz Nowotny: Wie hat die Digitalisierung die Organisation der Kanzlei verändert?
Stephan Greiner: Die hat sich massiv verändert. Als wir noch eine kleinere Kanzlei mit weniger Mitarbeitern waren, hat man anhand des Papiers am Schreibtisch erkennen können, wer gerade welche Arbeit erledigt. Da wurden uns die Steuerbescheide, die per Post kamen, auf den Schreibtisch gelegt und wir haben diese kontrolliert. Heute kommt der Bescheid elektronisch in den WT.Organizer und wird automatisch dem zuständigen Sachbearbeiter zugeordnet. Dieser bekommt die Aufgabe in seine Inbox mit angehängtem PDF des Bescheids. Er kontrolliert ihn am Bildschirm, kann ihn elektronisch abstempeln und per E-Mail an den Klienten verschicken. Sowohl der Bescheid als auch die E-Mail werden automatisch in docuware unter dem Betrieb archiviert. Ganz ähnlich funktioniert das bei den Buchhaltungsauswertungen oder bei der Gehaltsverrechnung für Dienstnehmer. Durch die Verwendung der Workflows haben wir immer eine hohe Transparenz über den Stand der Bearbeitung, jeder Prozess ist automatisch dokumentiert, die Dokumente und die Korrespondenz werden in der docuware elektronisch archiviert und können wieder einfach gefunden werden. Die Papierakte stehen immer noch da, aber sie nehmen jetzt nur noch sehr langsam an Umfang zu.

Franz Nowotny: Sie haben drei Standorte: zwei in Wien und einen in Graz. Erleichtert hier die Digitalisierung die Zusammenarbeit?
Stephan Greiner: Und wie! Wir arbeiten ja standortübergreifend zusammen. Unsere Grazer Kollegin ist früher einmal pro Woche nach Wien gekommen, um sich Akten abzuholen. Heute kommt sie höchstens einmal im Monat, weil sie auf die Unterlagen, die sie braucht, elektronisch zugreifen kann.

Franz Nowotny: Wie gingen eigentlich Ihre Mitarbeiter mit dem Weg in die Digitalisierung um?
Stephan Greiner: Für die Mitarbeiter ist eine solche Umstellung schon auch eine Zusatzbelastung, das muss man fairerweise erwähnen. Sie müssen Neues lernen, gewohnte Wege ändern sich stark. Das braucht einige Zeit, bis das dann auch so gewohnt wird, wie es zuvor war. Nach anfänglichen Schwierigkeiten haben aber alle Mitarbeiter die Umstellung angenommen und arbeiten sehr intensiv damit.

Franz Nowotny: Wie haben Sie ihnen den Umstieg erleichtert?
Stephan Greiner: Wir haben den Mitarbeitern den Digitalisierungsprozess nicht von oben aufoktruiert, sondern die Mitarbeiter vor allem vor der Einführung von docuware intensiv in der Vorbereitungsphase eingebunden. So konnten sie selbst an den Strukturen für ihre Arbeitsbereiche mitwirken. Wir haben uns ein halbes Jahr lang damit beschäftigt, die richtigen Strukturen und Kategorien für docuware zu schaffen und sie auch zu testen. Während der ersten Monate der Anwendung haben wir dann sehr intensive Betreuung angeboten in Form von Informationen, Schulungen und persönlicher Unterstützung bei Problemen. Das erhöht die Akzeptanz immens. Rückblickend bin ich positiv überrascht, wie wenig Widerstand es gegen die Umstellung gab und wie hoch die Akzeptanz dafür war.

 

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