Vollautomatisches Reporting: So sparen Kanzleien 20 Stunden im Monat
Januar 16, 2023 - 09:47
Wenn Ressourcen wie Mitarbeiter und Zeit knapp sind, ist Automatisierung das Gebot der Stunde. Wo liegen in Steuerkanzleien die größten Automatisierungschancen?
Steuerkanzleien leiden derzeit extrem unter Mitarbeitermangel, speziell in der Lohnverrechnung. Da sollte die Software nicht nur Werkzeug sein, sondern auch aktiv mitarbeiten. Das funktioniert am besten im Zusammenhang mit wiederkehrenden Routine-Tätigkeiten, von denen es in Kanzleien sehr viele gibt. Teile dieser Arbeit lassen sich leicht an intelligente Software-Tools abgeben.
Welche Tools bietet dvo Software zur Automatisierung in der Steuerkanzlei an?
Zum Beispiel die Databox, mit der Steuerberater direkt über ihre Kanzleisoftware (dvo.Studio) mit FinanzOnline verbunden sind. Viele Abläufe wie Bescheidprüfung, Dokumentenablage und Aufgabenverwaltung laufen dadurch automatisch ab. Ähnliches leistet die Eldabox im Bereich der Lohnverrechnung. Für den effizienten Austausch mit Klienten stellen wir Teamwork als Dokumentenportal zur Verfügung. Ganz neu ist jetzt das Tool für die Berichterstellung: die Reportingmappe.
Was genau kann die Reportingmappe?
Sie unterstützt unter anderem bei den wiederkehrenden Prozessen im Zusammenhang mit Auswertungen. Ein Beispiel: Wenn einmal die Umsatzsteuervoranmeldung oder die Lohnverrechnung abgeschlossen ist, ist für den Kanzleimitarbeiter der Prozess ja noch nicht zu Ende. Jetzt müssen die Auswertungen gesammelt, zwischengespeichert und dem Klienten übermittelt werden. Diesen Teil des Prozesses übernimmt die Reportingmappe. Wie ein virtueller Mitarbeiter sammelt das Tool selbstständig die Saldenliste und Kostenstellenauswertungen und stellt sie dem Klienten über das moderne Klientenportal dvo Teamwork zur Verfügung. Und zwar revisionssicher und DSGVO-konform.
Kann die Reportingmappe auch bei den aufwändigen Jahresabschlüssen unterstützen?
Und wie! Mit diesem Tool lassen sich zusammenhängende und einheitlich formatierte Jahresabschlüsse gestalten, auch wenn Dateien aus unterschiedlichen Programmen zusammengeführt werden müssen. Die Reportingmappe erstellt ein automatisches Inhaltsverzeichnis sowie einheitliche Kopf- und Fußzeilen über das gesamte Dokument. Und mit dem Texteditor lassen sich Deckblatt, Anhang und Lagebericht hinzufügen.
Wieviel Zeit kann eine Kanzlei durch die Reportingmappe tatsächlich einsparen?
Die größte Zeitersparnis gibt es bei den monatlichen Auswertungen. Hier kann man sich pro Klient durchschnittlich 15 Minuten bei der Zusammenstellung einsparen. Hochgerechnet auf einen Mitarbeiter, der vier Buchhaltungen pro Tag macht sind das im Monat 20 Stunden. Das ist also eine ganze Menge.
Und was haben die Klienten davon?
Auch der Klient erfährt eine Effizienzsteigerung. Er kann sämtliche Auswertungen praktisch in der Hosentasche haben, da er über die App auch mit dem Handy ins Klientenportal einsteigen kann. Über die Volltextsuche findet er jedes seiner Dokumente und muss daher nicht extra in der Kanzlei nachfragen, wenn er zum Beispiel eine bestimmte Saldenliste sucht.
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