Wie Eingangsrechnungen zum Selbstläufer werden

Dezember 11, 2020 - 09:04

Dr. Roland Manfreda, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, ist einer der ersten in Österreich, der das neue Rechnungseingangsbuch von Scopevisio (dvo) verwendet. Seit sechs Monaten verarbeitet seine Kanzlei ihre Eingangsrechnungen mit der neuen Software – hochautomatisiert durch Assisted Work. 

 

Renate Benedict (dvo Software): Warum ist es so wichtig, gerade den Rechnungs-Workflow zu automatisieren und zu digitalisieren?

Roland Manfreda: Aus drei Gründen: Man kann damit immens viel Zeit sparen, man verhindert Fehler, und die Prozesse sind jederzeit nachvollziehbar. Das beginnt schon bei der Erfassung. Seit wir das elektronische Rechnungseingangsbuch von Scopevisio verwenden, ist jede Rechnung binnen Sekunden erfasst. Egal, ob die Rechnung elektronisch per E-Mail kommt, oder ob Papierrechnungen eingescannt werden: Die Erkennungssoftware ist extrem zuverlässig. Sie erkennt die meisten Daten von selbst und ordnet sie richtig zu. Damit sind alle Rechnungen gleich chronologisch im System erfasst und können dann weiter in die Buchhaltung exportiert werden.

Mit dem hochautomatisierten Workflow der ReBu-Software arbeiten Sie nun schon einige Zeit, unterstützt von Assisted Work. Wie funktioniert das genau?

Der Workflow stellt sicher, dass die Abläufe schnell und fehlerlos funktionieren. Sobald eine neue Rechnung im Programm angekommen ist, verifiziere ich sie und gebe sie zur Zahlung frei. In größeren Unternehmen braucht es oft mehrere Personen zur Freigabe, diese bekommen alle automatisch die Rechnung in ihren Posteingang. Auch wenn sie im Home Office arbeiten übrigens. Da das alles elektronisch funktioniert, bleibt keine Rechnung mehr auf irgendeinem Schreibtisch liegen, alle Freigaben sind nachvollziehbar dokumentiert und man versäumt keine Zahlungsfristen.

Was gefällt Ihnen besonders am elektronischen Rechnungseingangsbuch?

Die Suchfunktion ist extrem hilfreich. Wenn ich ältere Rechnungen benötige, muss ich nicht wie früher längere Zeit in Ordnern suchen, sondern gebe einfach einen Suchbegriff in die Volltextsuche ein und das Programm zeigt mir sämtliche Rechnungen dazu an.

Wie lief die Umstellung auf das neue System ab?

Die Umstellung erfolgte ziemlich unproblematisch und rasch. Natürlich ist jeder Fortschritt zunächst ein Rückschritt, weil man sich erst in das neue System einarbeiten muss. Aber da die Bedienung sehr intuitiv ist, war die Umstellungsphase zu vernachlässigen. Und bei Fragen gibt es ohnehin immer den Support.

Wie lautet Ihr Fazit zum ReBu von Scopevisio?

100 % der Arbeit wird uns der Computer nie abnehmen, aber 99 % schon. Und Scopevisio ist in der Hinsicht wirklich schon weit. Man hört ja viel von digitalisierten Workflows, aber in der Praxis stecken viele Programme noch in den Kinderschuhen. Bei Scopevisio funktioniert Assisted Work aber tatsächlich genau so, wie ich mir vorstelle, dass elektronische Prozesse in Zukunft ablaufen sollen.  

Empfehlen Sie das ReBu auch Ihren Klienten?

Klienten, die ein neues System einführen wollen oder deren System nicht optimal aufgebaut ist, auf jeden Fall. Nicht nur, weil es ihre eigenen Prozesse vereinfacht, sondern auch, weil die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Klient rationalisiert wird. Die Klienten brauchen uns in Zukunft nur einen Online-Zugang zu ihrem Rechnungseingangsbuch zu geben und wir können die Rechnungen in die Buchhaltung importieren. Wir haben keine Belege mehr im Haus, die dem Klienten dann fehlen. Stattdessen befindet sich alles in einem System, auf das beide Seiten zugreifen können, und zwar papierlos.

Apropos papierlos: Wieviel Prozent Ihrer gesamten Prozesse in der Kanzlei laufen bereits ohne Papier ab?

Unsere internen Prozesse sind zu mindestens 90 Prozent papierlos. Bei unseren Klienten sind es geschätzte 40 Prozent. Ich erwarte aber, dass das mit dem ReBu und der neuen Finanzbuchhaltung von Scopevisio auf lange Sicht deutlich mehr wird.

Wie beurteilen Sie die Sicherheit eines zu 100 Prozent Cloud-basierten Services wie der Rechnungseingangsbuch-Software?

Das kommt auf den Anbieter an. Auf ihn muss ich mich verlassen können, weil ich ja nicht selbst alle IT-technischen Details nachvollziehen kann. Es muss daher ein Anbieter sein, den ich kenne und den ich nicht irgendwo im Internet gefunden habe. Ein Restrisiko bleibt natürlich immer. Aber die Sicherheit bei der Software von Scopevisio schätze ich auf über 95 Prozent. dvo ist schon sehr lange in diesem Business und wir verwenden seit 1996 deren Software. Ich weiß, dass alles, was sie tun, Hand und Fuß hat.

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