Produktivitätssteigerung in Kanzleien leicht gemacht
Arbeitsbelastung oder Arbeitsentlastung?
Diese Frage stellen sich EDV-Anwender des Öfteren. Arbeitsentlastung bedeutet, das alle in der Kanzlei verwendeten Programme optimal auf deren Arbeitsabläufe abgestimmt sind –und die Arbeitsabläufe auf die Programme abgestimmt sind.
Darüber denkt auch Frau König immer öfter nach. Denn elektronisch verfügbare Daten wie Excel-Listen oder Bank-Kontoauszüge, die in ihrer Kanzlei manuell abgetippt werden, Informationen die auf Notizblöcken geschrieben werden, um später nacherfasst zu werden, sind ein hoher Arbeits- und Kostenaufwand – unübersichtlich und fehleranfällig obendrein. Oft gehen dringende Klientenanfragen in der Flut der täglichen Spam-Mails unter. Alles in allem keine Erleichterung für die Arbeit. Doch wie kann es zu einer Produktivitätssteigerung in der Kanzlei kommen?
Heute gibt es Programme und Module für alle Arbeitsbereiche der Kanzlei, die solche Arbeiten ersparen. Jedoch müssen auch schon für eine kleine Änderung von Arbeitsabläufen viele Details beachtet werden, um keine Fehler zu riskieren.
So analysierte dvo gemeinsam mit Frau König sowohl die Arbeitsabläufe der Kanzlei als auch die Infrastruktur der Geräte und der verwendeten Software. Im nächsten Schritt erstellte dvo ein Konzept, welche Arbeitsabläufe durch den Einsatz neuer Programme, neuer Module oder anderen Geräten wesentlich effizienter gestaltet werden können:
Den übervollen E-Mail-Posteingang würde zukünftig ein Spam-Schutz optimieren und E-Mails von Klienten über den WT.Organizer nach Klient geordnet abgelegt werden. Dass jedes E-Mail und jeder Posteingang übersichtlich und termingerecht bearbeitet wird, sollte zukünftig die Aufgabenverwaltung überwachen. Durch die Telefonschnittstelle und die Telefonnotizen fehlt zukünftig kein Kurztelefonat mehr in der Leistungserfassung. Durch den Reportmanager sollte jeder Klient die von ihm individuell gewünschten Auswertungen und Berechnungen zu Buchhaltung und Jahresabschluss erhalten – mit nur einem einzigen Aufruf.
Produktivitätssteigerung in Kanzleien
Analyse der Ist-Situation von Software- und Hardwarelösungen und Arbeitsabläufen
Erarbeitung von Lösungen, die in Ihrer Kanzlei eine wesentliche Produktivitätssteigerung in Kanzleien bewirken
sorgfältige Kosten-/Nutzen- und Amortisationsdarstellung
Beschaffung und Installation neuer Geräte und Software, Konzeption neuer Arbeitsabläufe plus entsprechender Schulung der Mitarbeiter.
