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Serie: Forderungsmanagement Teil 1

Februar 18, 2016 - 13:10

Die Honorarnote – Fundament im erfolgreichen Forderungs- management

Auch in Steuerberatungskanzleien ist das Forderungsmanagement ein wichtiges Thema. In dieser Blog-Serie werden wir Ihnen einen Überblick zum Thema Honorarnoten im Zusammenhang mit Forderungsmanagement verschaffen – im Speziellen, worauf es in der Honorarnote ankommt, um einen fristgerechten Zahlungseingang zu erreichen.

 

Teil 1: Zahlungsarten und Zahlungsfristen

Oftmals wird das Forderungsmanagement dem Mahnwesen gleichgesetzt. Erfolgreiches Forderungsmanagement beginnt jedoch bereits bei der Vertragsgestaltung hinsichtlich Zahlungsziel und Zahlungsart sowie in den AGB bezüglich Schadenersatz (Mahnspesen und Verzugszinsen) und Konsequenzen bei Zahlungsverzug.

Das Mahnwesen ist lediglich der Versuch, den schon eingetretenen Schaden (Zahlungsverzug) so gering wie möglich zu halten – also verspätet, aber doch die Zahlung zu erhalten.

 

Zahlungsarten

 

Lastschriftverfahren

Klienten, die häufig auf Reisen sind oder auftragsbezogene, intensive Stressphasen mit wenig Zeit für administrative Tätigkeiten haben, nehmen oftmals das Angebot des Lastschriftverfahrens an. Dies ermöglicht dem Klienten eine fristgerechte Bezahlung, ohne dass er selbst aktiv werden muss, da der Honorarnotenaussteller die Bezahlung selbst bei der Bank beauftragt.

Um den Klienten diese Zahlart anbieten zu können, sind drei einfach erfüllbare Voraussetzungen erforderlich:

- einmalige Beantragung der CID (Creditor Identification) bei der Hausbank,

- ein Honorarnotenprogramm, welches diese Zahlart automatisiert unterstützt (Andruck der Pre-Notification auf der Honorarnote sowie Erstellung des Lastschrift-Datenträgers) und

- ein Bankprogramm, um die Lastschrift-Datenträger an die Hausbank zu übermitteln.

Der Honorarnotenaussteller übermittelt seine Lastschriftaufträge dabei gesammelt für alle Klienten mit dieser Zahlart an seine Hausbank, welche automatisiert die Weiterverteilung an die Banken der Klienten vornimmt.

Auch die Interessen des Klienten werden bei dieser Zahlart geschützt:

  • Die Pre-Notification (Zusatztext direkt auf der Honorarnote, der automatisiert vom Honorarnotenprogramm angedruckt wird) informiert den Klienten, zu welchem Termin die Lastschrift auf seinem Konto erfolgt, damit er für die notwendige Kontodeckung Sorge tragen kann.

  • Innerhalb einer Frist von 8 Wochen kann der Klient eine strittige Lastschrift ohne Kosten für ihn rückleiten lassen.

 

Akonto-/Vorauszahlungen

Akonto- oder Vorauszahlungen können auftragsbezogen erfolgen, daher wird die Honorarnote– basierend auf einer Kostenschätzung - vor der Leistungserbringung erstellt. Die Leistung erfolgt erst nach Zahlungseingang.

In Betracht kommt diese Zahlungsvereinbarung idR bei Klienten, bei denen bereits des Öfteren ein Zahlungsverzug zu verzeichnen war, oder für Klienten, die ihren administrativen Aufwand reduzieren und für Akontozahlungen z.B. einen Dauerauftrag einrichten möchten.

 

Honorarnoten auf Ziel

Häufigste Zahlart bei Honorarnoten ist die Überweisung durch den Klienten.

In diesem Fall ist unbedingt darauf zu achten, dass die Fälligkeit mittels einer konkret definierten Anzahl an Tagen (häufig 10, 14 oder 30 Tage) ermittelt wird. Die Anzahl an Tagen kann auf der Honorarnote angegeben werden, das tatsächliche Datum der Fälligkeit ist jedoch unbedingt anzudrucken, um beim Zahlungspflichtigen eine verbindliche Wirkung zu erzielen.

Rechnungen mit den Konditionen „sofort netto Kassa“, „fällig bei Rechnungserhalt“ oder ähnlichem wirken nicht nur sehr unverbindlich auf den Zahlungspflichtigen, sondern sind auch tatsächlich nicht fällig gestellt.

Die konkrete Angabe des Fälligkeitsdatums bewirkt auch, dass unstrittig ist, ab welchem Zeitpunkt Mahnspesen und Verzugszinsen verrechnet oder weitere Inkassoschritte gesetzt werden können.

Die gewährte Anzahl an Tagen bis zur Fälligkeit sollte so gewählt werden, dass es dem Zahlungspflichtigen auch tatsächlich möglich ist, innerhalb dieses Zeitraumes zu bezahlen. Nach dem Eingang der Honorarnote sollte der Klient noch die nötige Zeit haben, um seine Rechnungsfreigabe- und Verbuchungsprozesse abzuwickeln sowie die Erfassung und Freigabe der Zahlung durchzuführen.

Ist bei einem Klienten ein Liquiditätsengpass bekannt, ist es für die fristgerechte Bezahlung der Honorarnote auch förderlich, diese nicht gleichzeitig mit anderen größeren Verbindlichkeiten (Krankenkasse, Finanzamt bzw. Mitarbeitergehälter) fällig zu stellen.

 

Im zweiten Teil dieser Blog-Serie geht es um die drei wichtigen Ws Honorarnoten auf Ziel betreffend.

 

 

 

Autorin: Martina Jungert-Deutner

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