Serie: Forderungsmanagement Teil 2
April 13, 2016 - 08:45
Honorarnoten auf Ziel – die drei wichtigen Ws
Wird eine Honorarnote auf Ziel ausgestellt, sodass der Klient den offenen Betrag überweisen muss, sollten die drei wichtigen Ws im Mittelpunkt der Designüberlegungen stehen.
Um dem Klienten jeden Stein auf dem Weg zur fristgerechten Bezahlung aus dem Weg zu räumen, muss beim ersten Blick auf die Honorarnote folgendes erkennbar sein:
-> WANN?
-> WIEVIEL?
-> WOHIN?
WANN
Im ersten Teil des Blogs wurde bereits darauf eingegangen, welche Überlegungen für die Ziel-Vereinbarung mit einem Klienten angestellt werden sollten.
Besonders wichtig: Achten Sie darauf, dass die Fälligkeit als Datum angedruckt wird. Es ist nicht ratsam, unverbindliche Formulierungen wie z.B. „Sofort netto Kassa“, „Bei Erhalt“ oder „10 Tage ab Ausstellungsdatum“ (wenn dann das Wort „Rechnungsdatum“ und nicht „Ausstellungsdatum“ angedruckt wird) zu verwenden, da diese auf den Zahlungspflichtigen eher unverbindlich wirken oder dazu einladen zu behaupten, die Honorarnote erst viel später erhalten zu haben als dies tatsächlich der Fall war.
Muss gemahnt werden, ist schwierig festzustellen, ab welchem Datum gemahnt werden kann oder Verzugszinsen verrechnet werden dürfen bzw. wird der Zahlungspflichtige leicht Argumente finden, um Mahnung und Spesen zu reklamieren.
Ist kein exaktes Datum feststellbar, an dem der offene Betrag dem Zahlungspflichtigen fällig gestellt wurde, ist dies auch problematisch, falls eine gerichtliche Betreibung der Forderung notwendig wird.
Unsere Empfehlung:
-> Drucken Sie die Fälligkeit immer als fixes Datum an.
-> Wählen Sie die Formatierung dessen so (fett, größere Schrift, Rahmen, etc.), dass das Datum auf den ersten Blick erkennbar ist.
WIEVIEL
Im stressigen Alltag eines Unternehmers kann es schon vorkommen, dass die Zahlungen schnell erledigt werden müssen – schnell ist ein Fehler passiert und man überweist anstatt des tatsächlichen Gesamtbetrages Seiten-/Zwischensummen, Netto- oder Steuerbetrag.
Entsprechend überrascht oder sogar verärgert kann dann der Zahlungspflichtige beim Mahnungserhalt sein, da er der Überzeugung ist, die Honorarnote bereits beglichen zu haben.
Unsere Empfehlung:
-> Um solche Missverständnisse möglichst zu vermeiden, sollten Zwischen-/Seitensummen, Steuer- und Nettobetrag in unauffälliger bzw. gleicher Formatierung wie die Honorarnotenpositionen gehalten werden.
-> Die Gesamtsumme hingegen sollte – idealerweise ebenso wie das Fälligkeitsdatum - auffällig hervorgehoben werden.
WOHIN
Der dritte wesentliche Punkt, um zeitgerecht das Honorar am Konto zu haben, sind IBAN und BIC des Empfängerkontos. Da der IBAN sehr viele Stellen umfasst und der BIC sowohl den Buchstaben O als auch die Zahl 0 enthalten kann, sollte großes Augenmerk auf den Andruck der Bankverbindung gelegt werden.
Verwendet der Klient handschriftlich ausgefüllte Zahlscheine, reicht schon eine falsche Zahl/ein falscher Buchstabe beim Abschreiben des IBAN und wieder hält der Zahlungspflichtige die Honorarnote für erledigt, obwohl beim Empfänger kein Geldeingang zu verzeichnen war.
Unsere Empfehlung:
-> Verwenden Sie eine Schriftart, die den Buchstaben O gegenüber der Zahl 0 gut unterscheidbar macht (sofern eines der Zeichen in Ihrem BIC enthalten ist).
-> Formatieren Sie IBAN und BIC möglichst gleich auffällig wie Gesamtbetrag und Fälligkeitsdatum.
-> Erleichtern Sie die Lesbarkeit des IBAN, indem Sie diesen in Vierergruppen unterteilt andrucken.
Autorin: Martina Jungert-Deutner
Stichwörter: Ausstellungsdatum, Bankverbindung, BIC, Fälligkeit, Fälligkeitsdatum, Forderung, fristgerechte Bezahlung, Honorarnote, Honorarnoten auf Ziel, IBAN, Mahnspesen, Mahnung, Rechnungsdatum, sofort netto Kassa, Spesen, Zahlungspflichtigen, Zielvereinbarung
