Mehr Zeit fürs Wesentliche mit der passenden Kanzleisorganisations-Software

Perfekt organisiert und bis ins Detail dokumentiert: So muss eine Kanzlei arbeiten. Schließlich geht es hier um sensible Daten der Mandanten, um Abgabetermine bei der Finanz und immer wieder um viel Geld.

Viel zu viel Arbeitszeit geht ins Leere

Die Verwaltung und Organisation einer Kanzlei nimmt viel Zeit in Anspruch. Außer sie läuft durch perfekt abgestimmte Kanzleisoftware ganz automatisch im Hintergrund.Genau das suchte Kanzleichef Werner Oberhauser: eine ausgeklügelte Kanzleiorganisation. Denn seine Mitarbeiter waren alle bis zum Anschlag ausgelastet. Und trotzdem konnte er einen viel zu großen Anteil ihrer Arbeitszeit nicht an Klienten weiterverrechnen. Sie waren einfach nicht zuordenbar. Offensichtlich lief viel Zeit in die Kanzleiverwaltung und andere organisatorische Aufgaben oder die händisch geführte Leistungserfassung pro Mandant war ungenau. Oder beides.

Wer nach einem Workflow arbeitet, ist effizienter

Eine Kanzleiverwaltungssoftware musste her. Und zwar eine, in die sehr viel Expertenwissen hineingeflossen ist. Der WT.Organizer überzeugte Werner Oberhauser sofort. Und seit der Umstellung auf die neue Kanzleiverwaltungssoftware laufen Kanzleiorganisation und Arbeit so geordnet ab wie noch nie. Dafür sorgen zum Beispiel die elektronisch hinterlegten Workflows und die vielen praktischen Automatismen des Programms. Niemand muss mehr händische Listen führen oder Termine im Auge behalten.

Von der Leistungserfassung zur Honorarverrechnung

Aber würden sich effiziente Organisation und korrekte Leistungserfassung auch in mehr verrechenbaren Stunden ausdrücken? Die Nagelprobe dafür war die monatliche Honorarabrechnung. Diese erstellte sich nun beinahe von selbst, denn alle Tätigkeiten für einen Mandanten ließen sich automatisch aus der Leistungserfassung der Kanzleiverwaltungssoftware in die Honorarverrechnung übernehmen – sogar die Telefongespräche.

Korrekte Stundenabrechnung mit der neuen Kanzleiverwaltungssoftware

Und das machte einen wesentlichen Unterschied: Der größte Teil der Arbeitszeit ließ sich dank der Kanzleiverwaltungssoftware von Anfang an eindeutig den einzelnen Mandanten zuordnen und daher auch verrechnen. Gleichzeitig können sich die Mitarbeiter auf viel sinnvollere Tätigkeiten konzentrieren als Listen zu führen und nach Unterlagen zu suchen. Der WT.Organizer brachte der Kanzlei Oberhauser also gleich in doppelter Hinsicht Gewinn.